Automatisierte Aktionen und PDF-Formulare
Automatisierte Aktionen sorgen dafür, dass Dinge ohne Klick passieren: die Pre-Check-in-Erinnerung am Tag vor der Anreise, das Folio, das beim Checkout geschlossen wird, die digitalen Schlüssel, die per Timer aktualisiert werden, der Reservierungsexport, der jede Nacht läuft.
Dieser Artikel erklärt, was automatisierte Aktionen tun und wie du eine Änderung anforderst. Er richtet sich an Operator oder Manager, die die Automatisierung hinter einer Property verstehen wollen, nicht an Gäste.
1. Wer kann das nutzen
Automatisierte Aktionen werden von LIKE MAGIC konfiguriert. Der Screen Aktionen steht keiner Kundenrolle zur Verfügung, es gibt also nichts, was du selbst einrichten musst.
Um zu ändern, was für eine Property automatisch läuft, erstelle eine Support Anfrage und beschreibe das gewünschte Verhalten (welche Aktion, welche Property, welcher Auslöser oder welches Timing). Welche Aktionstypen es für eine Property gibt, kann von ihrem PMS abhängen, nenne die Property also im Ticket.
2. Was eine Aktion ist
Eine Aktion ist eine konfigurierte Regel nach dem Muster „wenn dies passiert, tue das." Jede Aktion hat:
- einen Auslöser: das Event oder den Zeitplan, der sie startet,
- einen Typ: was sie tut (eine Benachrichtigung senden, eine Belastung ausführen, eine Unit zuweisen, Daten exportieren, Schlüssel aktualisieren),
- und ihre eigenen Einstellungen: Timing-Offsets, Templates, Bedingungen.
Aktionen werden pro Property konfiguriert, sodass zwei Properties dieselbe Journey unterschiedlich automatisieren können.
3. Auslöser (Event vs. Timed)
Jede Aktion wird auf eine von zwei Arten ausgelöst:
| Auslöser | Bedeutung | Beispiel |
|---|---|---|
| Event | Wird sofort ausgelöst, wenn etwas im System passiert. | Eine Reservierung wird erstellt, also läuft eine Prepayment-Abstimmung. |
| Timed | Wird relativ zu einem Zeitpunkt (zum Beispiel eine Anzahl Stunden vor der Anreise) oder nach einem wiederkehrenden Zeitplan ausgelöst. | 24 Stunden vor Anreise wird die Pre-Check-in-Erinnerung gesendet. |
Eine zeitgesteuerte Aktion trägt einen Offset (zum Beispiel „4 Stunden vor Anreise"), ausgedrückt als Zeitdauer. Siehe Abschnitt 7.
4. Aktionskategorien
Aktionen gliedern sich in zwei grosse Familien:
- Benachrichtigungsaktionen: senden dem Gast eine Nachricht (siehe Abschnitt 5).
- Normale Aktionen: tun etwas Operatives, statt dem Gast eine Nachricht zu senden.
Normale Aktionen decken ein breites Spektrum ab, darunter:
- Check-in-/Checkout-Automatisierung: automatisierter Check-in, automatisierter Checkout, Fast-Check-in-Verfügbarkeit, Folio-Schliessung beim Checkout.
- Zahlungen & Prepayment: echte Kreditkarte bei Anreise oder Aktivierung belasten sowie die verschiedenen Prepayment-Abstimmungs- und Routing-Schritte.
- Digitale Schlüssel: Key-Timer für Bestätigen, Aktualisieren, Force-Private, Check-out und Housekeeping, die Mobile Keys und Türzugang im Takt der Stay halten.
- Housekeeping & Units: eine Unit zuweisen, Units auf „sauber" setzen, Unit-Status und -Zustand abgleichen, nicht saubere Zimmer melden.
- Daten & Exporte: Reservierungen per Timer exportieren, Gastdaten hochladen und Dokumente erzeugen (siehe Abschnitt 6).
- Services: Services anpassen, komplementäres Frühstück und Reinigung, Behandlung ablaufender Box-Mieten.
5. Benachrichtigungsaktionen
Benachrichtigungsaktionen senden dem Gast zu einem definierten Zeitpunkt der Journey eine Nachricht. Zu den Zeitpunkten zählen unter anderem:
- Buchungserinnerung, Pre-Check-in-Erinnerung, Check-in-Einführung, Check-in-Erinnerung und die Bestätigung, dass das Zimmer bereit ist,
- Checkout-Einführung, Checkout-Alarm, Checkout-Erinnerung und Checkout-Follow-up,
- Reservierung storniert, Begleitperson hinzugefügt, Rechnung, Erinnerung an eine ablaufende Box-Miete und die Food-and-Beverage-Nachricht „unterwegs zur Lieferung".
Jede Benachrichtigungsaktion verbindet den Zeitpunkt mit einem Template und den Timing-Regeln aus Abschnitt 7. Welche Zustellkanäle eine Benachrichtigung nutzen kann (zum Beispiel WhatsApp oder E-Mail), ist in der Dokumentation des Communication Hub beschrieben.
6. PDF-Dokumente und Formulare
Manche Aktionen versenden ein Dokument statt einer reinen Nachricht. Es gibt zwei davon, die Gäste-Rechnung und eine Erinnerung an das Formular für den persönlichen Notfall-Evakuierungsplan.
Die Rechnung selbst stellt das PMS aus, nicht LIKE MAGIC. Bei Apaleo wird sie zum Beispiel über Apaleos eigene Finance API erzeugt und geholt, LIKE MAGIC stellt sie dem Gast zu. Beträge, Steuerzeilen und Rechnungsnummern folgen also deinem PMS.
Um zu ändern, welche Dokumente wann rausgehen, erstelle eine Support Anfrage.
7. Wie das Timing ausgedrückt wird
Zeitgesteuerte Aktionen drücken das Wann einheitlich aus:
- Zu exakten Zeiten: zu den Uhrzeiten ausführen, die definiert sind (Stunde und Minute).
- Zu Minute(n) jeder Stunde: zu festgelegten Minuten nach jeder vollen Stunde ausführen, von 00 bis 59.
- Jede Minute: einmal pro Minute ausführen.
- Zeitintervall: wiederholt zwischen einer Start- und einer Endzeit in einem festen Intervall ausführen, zum Beispiel von 10:00 bis 22:00 alle 15 Minuten.
8. Fazit
Automatisierte Aktionen verwandeln die Betriebsregeln einer Property in Verhalten, das von selbst läuft: Gäste benachrichtigen, Folios schliessen, Schlüssel aktualisieren, Daten exportieren und Dokumente versenden. Auslöser, Typ und Timing richtet LIKE MAGIC pro Property ein. Um etwas davon zu ändern, erstelle eine Support Anfrage und nenne die Aktion, die Property und das gewünschte Timing.