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Zimmertür vor dem Check-in vorab synchronisieren

Bei manchen Türanbietern braucht ein neuer Zugang mehrere Minuten, bis er am Schloss ankommt. Ein Gast, der gerade eingecheckt hat, sieht dann womöglich eine PIN, die seine Zimmertür noch nicht öffnet. Mit der Vorab-Synchronisierung der Zimmertür gibt LIKE MAGIC die Türen des Gastes ab dem Anreisetag vorab am Schloss frei und verbirgt sie vor dem Gast bis zum üblichen Zeitpunkt. Das Schloss kann den Zugang dann empfangen, bevor die Zimmertür in den Schlüsseln des Gastes erscheint.

Dieser Artikel erklärt, was wann freigegeben wird, was Gäste und Mitarbeiter sehen und was du abwägen solltest, bevor du die Vorab-Synchronisierung für eine Property beantragst.

1. Wer kann das nutzen​

  • Türanbieter. Die Vorab-Synchronisierung steht Properties zur Verfügung, deren Türanbieter Glutz, Nuki, Omnitec oder RemoteLock ist.
  • Aktivierung. Die Vorab-Synchronisierung wird pro Property von LIKE MAGIC aktiviert. In der Operations Platform gibt es dafür nichts zu konfigurieren. Um sie aktivieren oder wieder ausschalten zu lassen, beantrage die Änderung über eine Support Anfrage und nenne die Property.
  • Bevor du sie beantragst, lies Abschnitt 4. Vorab synchronisierte Türen sind am Schloss, bevor der Gast sie nutzen darf, und ob das für dich vertretbar ist, hängt davon ab, wie deine Gäste ihre PIN erhalten.

2. Was vorab freigegeben wird und wann​

Die Vorab-Synchronisierung beginnt am Anreisetag und gilt nur für Reservierungen mit dem Status Bestätigt oder Im Haus. An den Tagen vor der Anreise wird nichts freigegeben.

TürenAm Schloss freigegebenFür den Gast sichtbar
Türen mit ÖffentlichAb dem Anreisetag, mit oder ohne zugewiesenes ZimmerWenn sie auch ohne Vorab-Synchronisierung erscheinen würden, meist sobald der Gast den Pre-Check-in Prozess abgeschlossen hat und deine Türzugangszeiten begonnen haben
Türen mit Öffentlich (im Haus)Ab dem Anreisetag, mit oder ohne zugewiesenes ZimmerBeim Check-in
Die Zimmertür (Privat)Ab dem Anreisetag, sobald ein Zimmer zugewiesen ist und dein PMS es als nicht belegt meldetBeim Check-in, sobald das Zimmer sauber ist

Die rechte Spalte beschreibt die übliche Einrichtung. Die Regeln deiner Property für das Anzeigen von Türen gelten weiter, und die Vorab-Synchronisierung ändert sie nicht.

Eine vorab freigegebene Tür ändert nichts daran, ab wann die PIN des Gastes am Schloss gültig ist, und vor diesem Zeitpunkt öffnet eine vorab synchronisierte Tür nicht. Die PIN ist ab diesen Zeitpunkten gültig:

  • Glutz: sobald der Zugang am Schloss angekommen ist.
  • Nuki: ab der Anreisezeit der Reservierung, vorverlegt um die Vorlaufzeit, die für die Property eingerichtet ist.
  • Omnitec: ab 08:00 Uhr am Anreisetag.
  • RemoteLock: ab der Zeit, die unter Öffentliche Türen verfügbar ab eingestellt ist, am Anreisetag.

Für die Zimmertür gelten drei Regeln:

  • Ein belegtes Zimmer wird für einen anreisenden Gast nicht vorab synchronisiert. Solange dein PMS das Zimmer als belegt meldet, wird die Zimmertür eines Gastes, der noch nicht eingecheckt hat, nicht vorab freigegeben. Sonst könnte der anreisende Gast das Zimmer des Gastes öffnen, der noch darin wohnt. Die Zimmertür folgt, sobald das PMS das Zimmer als frei meldet. Eine bereits vorab synchronisierte Zimmertür bleibt am Schloss, wenn das PMS das Zimmer später als belegt meldet. LIKE MAGIC verlässt sich auf die Belegung, die dein PMS meldet.
  • Check-in, bevor das Zimmer sauber ist. Checkt der Gast ein, solange das Zimmer noch nicht sauber ist, sieht er wie gewohnt die öffentlichen Türen und die Türen im Haus. Für einen Gast mit dem Status Im Haus wird die Zimmertür unabhängig von der Belegung des Zimmers am Schloss freigegeben, während das Zimmer vorbereitet wird. Sie erscheint in seinen Schlüsseln, sobald das Zimmer sauber ist.
  • Ohne Zimmer kein Vorsprung. Die Zimmertür kann erst vorab freigegeben werden, wenn ein Zimmer zugewiesen ist. Wo Zimmer erst beim Check-in zugewiesen werden, bekommt die Zimmertür keinen Vorsprung, ausser beim Check-in vor der Reinigung.

Die Vorab-Synchronisierung läuft nur am Anreisetag stündlich, beginnend kurz nach Mitternacht. Ein Zimmer, das schon vor dem Anreisetag zugewiesen wurde, wird beim ersten dieser Läufe berücksichtigt. Zusätzlich läuft die Vorab-Synchronisierung, wenn eine Reservierung für heute angelegt wird, wenn ein Zimmer zugewiesen oder geändert wird und wenn dein PMS das Zimmer aktualisiert, zum Beispiel weil der vorherige Gast auscheckt. Diese zusätzlichen Läufe gibt es auch nach dem Anreisetag, bis zur Abreise, solange die Reservierung Bestätigt oder Im Haus ist.

Mit Mews lösen eine neue Reservierung und eine Zimmerzuweisung oder ein Zimmerwechsel keinen eigenen Lauf aus. Am Anreisetag berücksichtigt sie der nächste stündliche Lauf. Nach dem Anreisetag gibt es keinen stündlichen Lauf.

💡 Empfehlung: Weise Zimmer so früh wie möglich zu. Je früher das Zimmer zugewiesen und frei ist, desto mehr Zeit hat das Schloss bis zum Check-in des Gastes.

3. Was Gäste und Mitarbeiter sehen​

a) Gäste​

Eine vorab synchronisierte Tür ist überall verborgen, wo der Gast Türen sieht: auf der Schlüssel-Seite seines Aufenthalts, in der Tür-Schnellaktion, als Wallet-Schlüssel, in Gastbenachrichtigungen (einschliesslich der PIN) und in den Schlüsseln seiner Begleitungen. Aus seinem Aufenthalt heraus kann der Gast eine vorab synchronisierte Tür auch nicht öffnen.

Zu dem Zeitpunkt, an dem die Tür auch ohne Vorab-Synchronisierung erscheinen würde (siehe die Tabelle in Abschnitt 2), wird sie wie gewohnt angezeigt. Der Zugang wurde schon früher an das Schloss gesendet, das Schloss hatte also Zeit, ihn zu empfangen.

b) Mitarbeiter in der Operations Platform​

Der Tab Schlüssel einer Reservierung listet die Türen, die der Gast sieht. Vorab synchronisierte Türen erscheinen dort nicht. Eine Zimmertür kann sich deshalb bereits mit der PIN des Gastes öffnen lassen, während der Tab Schlüssel der Reservierung sie noch nicht zeigt.

c) Spätere Änderungen an der Reservierung​

  • Spätere Schlüssel-Aktualisierungen behalten die Vorab-Synchronisierung bei. Geplante Schlüssel-Aktualisierungen und ein Check-in in ein noch nicht sauberes Zimmer lassen die vorab synchronisierten Türen am Schloss. Sie werden nicht entzogen und neu freigegeben, das Schloss muss also nicht ein zweites Mal darauf warten.
  • Zimmerwechsel. Die Zimmertür wechselt auf das neue Zimmer. Hat der Gast noch nicht eingecheckt und ist das neue Zimmer noch belegt, wird nur die Zimmertür entzogen, und die öffentlichen Türen und die Türen im Haus bleiben freigegeben.
  • Check-out. Vorab synchronisierte Türen werden wie jede andere Tür entzogen.
  • Alle Türen entfernen. Der Button Alle entfernen im Tab Schlüssel der Reservierung entzieht auch die vorab synchronisierten Türen.

d) Vorab-Synchronisierung ausschalten​

Wird die Vorab-Synchronisierung für eine Property ausgeschaltet, stoppt das nur neue Vorab-Synchronisierungen. Bereits vorab synchronisierte Türen bleiben am Schloss, bis sie dem Gast wie gewohnt angezeigt werden, der Gast auscheckt oder ein Wechsel in ein belegtes Zimmer die Zimmertür entzieht.

So entziehst du die vorab synchronisierten Türen einer Reservierung früher, sobald die Vorab-Synchronisierung ausgeschaltet ist:

  1. Öffne die Reservierung und wechsle in den Tab Schlüssel.
  2. Klicke auf Alle entfernen. Das entzieht alle Türen der Reservierung, auch die Türen, die der Gast bereits sieht.
  3. Gib dem Gast unter Schlüsselsynchronisierung die Türen zurück, die er hatte, meist mit Öffentliche Türen synchronisieren.

Zwischen Schritt 2 und Schritt 3 hat der Gast keine öffentlichen Türen.

Der Tab Schlüssel einer Reservierung, mit dem Button Alle entfernen im Bereich Verfügbarkeit und den Buttons Öffentliche Türen synchronisieren, PublicImHause Türen synchronisieren und Öffentliche und private Türen synchronisieren unter Schlüsselsynchronisierung

4. Bevor du sie beantragst​

a) Die PIN des Gastes kann das Zimmer vor dem Check-in öffnen​

Das betrifft Properties mit PIN-Zugang. Bei Glutz, Nuki, Omnitec und RemoteLock hat ein Gast eine PIN für alle seine Türen. Sobald die Zimmertür vorab synchronisiert und die PIN am Schloss gültig ist (siehe Abschnitt 2), öffnet die PIN, die der Gast bereits für die öffentlichen Türen nutzt, auch sein Zimmer, und zwar vor dem Check-in und bevor das Zimmer in seinen Schlüsseln erscheint. Der Gast muss nur wissen, welches Zimmer es ist, zum Beispiel:

  • ein wiederkehrender Gast, der immer dasselbe Zimmer bekommt,
  • eine Nachricht vor dem Check-in, die das Zimmer nennt. Prüfe deine Vorlagen für Gastbenachrichtigungen darauf.

Dein PMS hat das Zimmer als nicht belegt gemeldet, als die Zimmertür freigegeben wurde, aber es ist womöglich noch nicht sauber.

b) Öffentliche Türen und Türen im Haus sind am Schloss, bevor der Gast sie sieht​

Die Türen mit Öffentlich und Öffentlich (im Haus) werden ab kurz nach Mitternacht am Anreisetag am Schloss freigegeben. Das ist, bevor der Gast den Pre-Check-in Prozess abgeschlossen hat und, bei den Türen im Haus, vor dem Check-in. Ab dem Zeitpunkt, an dem die PIN am Schloss gültig ist (siehe Abschnitt 2), öffnen diese Türen damit. LIKE MAGIC zeigt dem Gast weder diese Türen noch ihre PIN vor dem üblichen Zeitpunkt. Relevant ist das nur, wenn der Gast bereits ein Zugangsmittel besitzt, das das Schloss akzeptiert, zum Beispiel eine PIN, die du ihm vor der Anreise in deiner eigenen Nachricht schickst. Prüfe, wie deine Gäste ihre PIN erhalten, bevor du die Vorab-Synchronisierung beantragst.

c) Angebundene Systeme sehen vorab synchronisierte Türen​

Empfängt eines deiner Systeme Türzugangs-Events (siehe Webhooks & Events), erscheinen vorab synchronisierte Türen in den Türzugangs-Sync-Events, markiert mit "presynced": true und mit der PIN, die sie tragen. Die Markierung entfällt, sobald die Tür dem Gast angezeigt wird. Ein System, das die Markierung ignoriert, zeigt die Türen und die PIN zu früh an. Stelle sicher, dass ein solches System die Markierung berücksichtigt, bevor die Vorab-Synchronisierung aktiviert wird. Das Event ist in der API-Dokumentation unter Door Access Synced beschrieben.

5. Fehlerbehebung​

Die Zimmertür funktionierte beim Check-in nicht sofort, obwohl die Vorab-Synchronisierung aktiviert ist. Prüfe, ob vor dem Check-in ein Zimmer zugewiesen war, ob der vorherige Gast das Zimmer bereits verlassen hatte und ob die Reservierung am Anreisetag Bestätigt oder Im Haus war. Wurde das Zimmer erst kurz vor dem Check-in zugewiesen oder frei, hatte das Schloss womöglich nicht genug Zeit.

Ein Gast kann sein Zimmer öffnen, obwohl der Tab Schlüssel die Zimmertür nicht listet. Die Zimmertür ist vorab synchronisiert und wird dem Gast beim Check-in angezeigt, sobald das Zimmer sauber ist (siehe Abschnitt 3b).

Ein angebundenes System zeigt dem Gast eine Tür zu früh. Das System berücksichtigt die Markierung "presynced": true in den Türzugangs-Events nicht (siehe Abschnitt 4c).

6. Fazit​

Die Vorab-Synchronisierung der Zimmertür verschafft dem Schloss Zeit, bevor der Gast seine Tür braucht. LIKE MAGIC gibt die Türen ab dem Anreisetag am Schloss frei, die Zimmertür sobald das Zimmer zugewiesen und frei ist, und zeigt sie dem Gast zum üblichen Zeitpunkt. Wäge die Risiken aus Abschnitt 4 für deine Property ab und beantrage die Vorab-Synchronisierung dann über eine Support Anfrage.

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