Services-Katalog & Freigabe-Flow
Der Services-Katalog ist das zentrale Werkzeug, mit dem du buchbare Extras für Gäste während ihres Aufenthalts anbietest. Manche Leistungen werden sofort bestätigt; andere erfordern eine Prüfung durch das Personal, bevor sie freigegeben werden. Dieser Artikel behandelt genau diesen Freigabe-Unterflow: den Unterschied zwischen automatisch bestätigten und genehmigungspflichtigen Leistungen, und wie der Freigabe-Flow für Mitarbeitende und Gäste funktioniert. Wie du den Katalog selbst konfigurierst (Preis, Verfügbarkeit, Steuer, Abhängigkeiten, wer ihn bearbeiten darf), steht in Zusätzliche Leistungen & Services-Katalog.
Dieser Artikel richtet sich an Administratoren, die den Services-Katalog konfigurieren, sowie an Mitarbeitende, die Freigabe-Anfragen bearbeiten.
Einleitung
Einige Leistungen sind von der Verfügbarkeit abhängig und müssen daher vom Team freigegeben werden, bevor sie bestätigt werden können.
- Buchung durch den Gast
Gäste können Zusatzleistungen, die eine Abklärung erfordern (Approval Flow Services), auf derselben Seite buchen wie alle anderen Leistungen.
Wichtig: Diese Leistungen sind erst nach der Genehmigung durch die Gastgeber zahlbar.
- So erkennst du einen Approval Flow Service
Leistungen, die eine Genehmigung benötigen, sind mit einem gelben Label neben dem Service Titel gekennzeichnet.
Zusätzlich erscheint im Service-Modal ein Hinweis, dass die Genehmigung erforderlich ist.
- Genehmigen oder Ablehnen
Nach Prüfung der Verfügbarkeit kann ein Mitarbeiter die Leistung über das Drei-Punkte-Menü neben dem Preis genehmigen oder ablehnen.
Den Services-Katalog konfigurieren
Der Genehmigungsmodus ist eine Einstellung an jeder Leistung im Services-Katalog, konfiguriert in derselben Ansicht Einstellungen → Services, die in Zusätzliche Leistungen & Services-Katalog beschrieben ist: dort steht auch, wer den Katalog bearbeiten darf und welche weiteren Felder es gibt.
Automatisch bestätigte vs. genehmigungspflichtige Leistungen
Jede Leistung im Katalog gehört zu einem von zwei Genehmigungsmodi:
| Modus | Funktionsweise | Wann verwenden |
|---|---|---|
| Automatisch bestätigt | Der Gast bucht und die Leistung wird sofort bestätigt - kein Eingreifen des Personals nötig. | Leistungen, die immer verfügbar sind und keine Kapazitätsprüfung erfordern - Willkommensgetränk, frühes Check-in (wenn bedingungslos), digitale Extras. |
| Genehmigungspflichtig | Der Gast stellt eine Anfrage; Mitarbeitende prüfen und genehmigen oder lehnen ab, bevor die Bestätigung erfolgt. | Leistungen mit eingeschränkter Verfügbarkeit oder Kapazität - bestimmte Zimmer-Upgrades, spätes Check-out, Fahrradverleih, Spa-Buchungen. |
Eine genehmigungspflichtige Buchung erzeugt zusätzlich eine Aufgabe in der Operations Platform, sofern die Property die Aufgabenvorlage für Freigaben eingerichtet hat, sodass die Anfrage in der Warteschlange deines Teams auftaucht; genehmigt oder abgelehnt wird sie an der Reservierung (Abschnitt Perspektive der Gastgeber).
Perspektive der Gäste
Gäste erkennen diese Leistungen am gelben Label neben dem Namen der Leistung:
Im Service-Modal wird zusätzlich auf die notwendige Genehmigung hingewiesen:
Nach der Anfrage sieht der Gast die Leistung in seinem "Gekaufte Zusatzservices"-Bereich im digitalen Gästeportal wie folgt:
Ist eine Reaktion erfolgt, wird eine Nachricht versendet, die den Gast über den Status informiert.
So sieht die positive Nachricht aus:
So sieht die negative Nachricht aus:
Perspektive der Gastgeber
Sobald ein Gast eine Zusatzleistung anfragt, wird automatisch eine Aufgabe erstellt:
Zusätzlich erscheint in der Reservierungsliste ein Hinweis, um schnell reagieren zu können:
Mit Klick auf "Anfragen anzeigen" öffnet sich eine detaillierte Übersicht:
Im Drei-Punkte-Menü neben dem Preis kann die Leistung, nach Verfügbarkeitsprüfung, freigegeben oder abgelehnt werden. Um abzulehnen, klickt man auf "Decline Service":
❌ Ablehnung einer Leistung
Wird eine Leistung abgelehnt:
- Wird sie in der Anfragen-Übersicht entsprechend markiert.
- Der Gast wird über seinen bevorzugten Kommunikationskanal informiert (vorausgesetzt, Benachrichtigungen sind eingerichtet).
✅ Genehmigung einer Leistung
Wird eine Leistung genehmigt:
- Der Status wird auf freigegeben gesetzt.
- Der Gast wird über den bevorzugten Kommunikationskanal benachrichtigt.
- Die Bezahlung muss proaktiv durch den Host initiiert werden: z. B. per Zahlterminal an der Rezeption oder über einen zu versendenden Zahlungslink. Gut zu wissen: Der Gast hat nun ein offenes Folio und kann auch direkt über sein Digitales Gästeportal bezahlen.
Fazit
Der Freigabe-Flow lässt Mitarbeitende die Verfügbarkeit prüfen, bevor eine Leistung bestätigt wird. Gäste fragen die von dir als genehmigungspflichtig konfigurierten Leistungen an, Mitarbeitende genehmigen oder lehnen sie in der Anfragen-Übersicht ab, und der Gast wird in beiden Fällen benachrichtigt.
Nach der Genehmigung muss die Zahlung aktiv initiiert werden, vor Ort oder digital.
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