Automatische Zimmerzuweisung
Eine Reservierung braucht kein im Voraus zugewiesenes Zimmer, damit der Gast einchecken kann. Checkt ein Gast ein (online, am Self-Service Kiosk oder über Mitarbeitende in der Operations Platform) und es ist noch kein Zimmer zugewiesen, lässt LIKE MAGIC in diesem Moment automatisch eines zuweisen. Keine Anreise bleibt stecken, nur weil noch niemand ein Zimmer ausgewählt hat.
1. So funktioniert es
- Ein Gast (oder Mitarbeitende) startet den Check-in für eine Reservierung ohne zugewiesenes Zimmer.
- LIKE MAGIC fordert dein PMS auf, ein Zimmer aus der gebuchten Zimmerkategorie zuzuweisen.
- Das PMS wählt nach seinen eigenen Zuweisungsregeln ein verfügbares Zimmer aus und gibt es zurück.
- Der Check-in läuft mit dem zugewiesenen Zimmer weiter. Es erscheint auf der Reservierung in beiden Systemen, und der Türzugang wird dafür ausgestellt.
ℹ️ Die Auswahllogik liegt in deinem PMS. Welches Zimmer aus der gebuchten Zimmerkategorie gewählt wird, folgt den Auto-Assignment-Regeln deines PMS (zum Beispiel bevorzugt saubere, verfügbare Zimmer). LIKE MAGIC stösst die Zuweisung an, übersteuert die Wahl deines PMS aber nicht.
2. Manuelle Zuweisung gewinnt immer
Die automatische Zuweisung füllt nur die Lücke. Sie übersteuert nie eine Entscheidung, die dein Team bereits getroffen hat:
- Ein in der Operations Platform zugewiesenes Zimmer (Aktion Assign unit auf der Reservierung) bleibt bestehen.
- Ein direkt in deinem PMS zugewiesenes Zimmer bleibt bestehen.
Ist beim Start des Check-ins bereits ein Zimmer zugewiesen, findet keine automatische Zuweisung statt.
💡 Weise bei Anreisen mit besonderen Anforderungen (barrierefreie Zimmer, Verbindungszimmer, VIPs) das Zimmer manuell vor der Anreise zu. Die Automatik ist für den Standardfall da, nicht für die Ausnahmen.
3. Die Clean-Room-Option
Was passiert, wenn das zugewiesene Zimmer beim Check-in nicht sauber ist, steuert der Schalter Self-Check-in nur mit sauberem Zimmer erlauben in der Operations Platform unter Einstellungen → Objekteinstellungen. Öffne dort Bearbeiten auf deiner Property, um ihn umzustellen. Der Schalter wird für Properties mit Apaleo angezeigt. Bei anderen PMS-Integrationen wird die Option nicht angezeigt.
- Schalter aktiv: der Check-in wird gestoppt und der Gast (oder der Kiosk) sieht, dass das Zimmer noch nicht bereit ist. Die Reservierung bleibt im Status Bestätigt, und es werden keine Schlüssel ausgegeben. Der Check-in gelingt, sobald das Housekeeping das Zimmer auf sauber gesetzt hat oder Mitarbeitende manuell ein sauberes Zimmer zuweisen.
- Schalter inaktiv: der Check-in wird unabhängig vom Housekeeping-Status abgeschlossen. Die Reservierung wechselt sofort in den Status Im Haus, und Schlüssel für öffentliche Türen werden sofort ausgegeben. Ob das Zimmer beim Check-in sauber war, wird auf der Reservierung festgehalten, damit dein Team den Überblick behält.
ℹ️ In beiden Fällen wird der Zimmerschlüssel (die private Tür des Gasts) erst aktiviert, wenn das Zimmer als sauber markiert ist. Schlüssel für öffentliche Türen folgen deiner Türzugang-Konfiguration.
Siehe Housekeeping-Ansicht dazu, wie der Sauberkeitsstatus von Zimmern verwaltet wird.
4. Troubleshooting
| Symptom | Wahrscheinliche Ursache |
|---|---|
| Ein Gast meldet, der Check-in sage, das Zimmer sei nicht bereit | Self-Check-in nur mit sauberem Zimmer erlauben ist aktiv und das zugewiesene Zimmer ist noch nicht sauber. Setze das Zimmer im Housekeeping auf sauber, oder weise manuell ein sauberes Zimmer zu |
| Ein Gast hat ein anderes Zimmer erhalten als erwartet | Vor der Anreise war kein Zimmer zugewiesen, also hat das PMS automatisch eines gewählt. Weise manuell zu, wenn das konkrete Zimmer wichtig ist |
| Der Check-in schlägt fehl und die Reservierung zeigt kein Zimmer | Das PMS konnte kein Zimmer zuweisen (zum Beispiel keine Verfügbarkeit in der gebuchten Zimmerkategorie). Weise in der Operations Platform oder im PMS manuell ein Zimmer zu |
5. Fazit
Die automatische Zimmerzuweisung hält den Self-Service-Check-in am Laufen: Gäste bleiben nie hängen, weil kein Zimmer gewählt wurde, dein Team behält durch manuelles Vorab-Zuweisen die volle Kontrolle, und die Clean-Room-Option entscheidet, wie strikt der Housekeeping-Status die Anreise steuert.
Nützliche Links:
- Check-in-Flow konfigurieren: die Schritte des Check-in-Wizards, inklusive Assign unit
- Objekteinstellungen konfigurieren: die Einstellungsseite, auf der der Clean-Room-Schalter liegt
- Housekeeping-Ansicht: Sauberkeitsstatus von Zimmern verwalten
- Tägliche Front-Desk-Abläufe: mit der Anreiseliste arbeiten