Den Check-in-Flow konfigurieren
Der Check-in-Flow ist der schrittweise Wizard, den ein Gast vor oder bei der Ankunft durchläuft: von der Eingabe der persönlichen Daten bis zur Ausgabe eines Zimmerschlüssels. Dieser Artikel gibt dir das Gesamtbild der Schritte und zeigt, wo die Einstellungen dahinter liegen. Schritte, die einen eigenen Deep-Dive verdienen (ID-Scan, Aufenthaltszweck, Upsell), verweisen auf eigene Artikel.
Dieser Artikel richtet sich an den Administrator, der die Gästereise für eine Property konfiguriert.
1. Wer kann das nutzen
Welche Schritte ein Gast sieht, wird pro Property festgelegt. Einige dieser Einstellungen haben eine eigene Seite in der Operations Platform, die übrigen werden pro Property von LIKE MAGIC gesetzt (Abschnitt 3).
Die Einstellungen, die du selbst bearbeitest, liegen unter Einstellungen → Pre-Check-in für eine ausgewählte Property: Aufenthaltszweck, Weckzeit und Voraussichtliche Ankunftszeit. Für die Bearbeitung ist Property Admin (property-admin) oder Admin (admin) nötig; Property Viewer (property-viewer) sehen sie nur lesend.
2. Die Check-in-Schritte
Der Wizard führt den Gast durch eine feste Abfolge von Checkpoints. Nicht jeder Schritt erscheint für jede Property (siehe Abschnitt 3), aber wenn vorhanden, ist die Reihenfolge:
| Schritt | Was der Gast tut |
|---|---|
| Persönliche Daten | Name, Geburtsdatum, Kontaktdaten; optional ein Kennzeichen mit Ländercode. |
| Bevorzugter Kanal | Wählt, wie er kontaktiert werden möchte (E-Mail, SMS oder gar nicht). |
| Rechtliches | Scannt einen Ausweis oder Reisepass, unterschreibt und füllt das Rechtsformular aus. Siehe ID-Scan & Verifizierung. |
| Adresse | Gibt eine Wohn- oder Rechnungsadresse ein. |
| Services | Wählt Zusatzleistungen und Extras. Siehe Zusätzliche Leistungen. |
| Upsell | Erhält ein Upgrade-Angebot auf eine höhere Zimmerkategorie. Siehe Upsell. |
| Übersicht | Prüft die Kosten und die Zusammenfassung vor der Zahlung. |
| Zahlung | Zahlt über den konfigurierten Zahlungsanbieter. |
| Einheit zuweisen | Das Zimmer bzw. die Einheit wird zugewiesen. Nur am Self-Service Kiosk. |
| Schlüssel zuweisen | Ein mobiler Schlüssel oder eine Schlüsselkarte wird ausgegeben. Nur am Self-Service Kiosk. |
| Bestätigung | Der Check-in ist abgeschlossen. |
ℹ️ Hinweis: Enthält eine Reservierung bereits alles, was die Datenschritte abfragen würden (persönliche Daten, bevorzugter Kanal, rechtliche Daten und Adresse sowie ein von deiner Property verlangter Dokumenten-Upload und die Einwilligungen), bekommt der Gast eine kurze Übersichtsseite statt der ganzen Abfolge. Schritte ohne Inhalt werden übersprungen, damit Gäste immer automatisch auf dem richtigen Schritt für ihre Reservierung landen.
3. Welche Schritte du aktivieren oder deaktivieren kannst
Der Flow ist immer verfügbar. Mehrere einzelne Schritte werden pro Property ein- oder ausgeschaltet:
- Kennzeichen im Schritt „Persönliche Daten": die Kennzeichen- und Ländercode-Felder, für Properties, die Fahrzeugdaten benötigen (z. B. Properties mit Parkplatz).
- ID-Scan im Rechtlichen-Schritt: die Verfügbarkeit von Dokumentenscan und MRZ-Auslesung ist eine Einstellung pro Property. Siehe ID-Scan & Verifizierung.
- Verhalten des Adress-Schritts: der Adress-Schritt kann optional gemacht werden, und das Feld für Bundesland/Region kann ausgeblendet werden, wo es nicht zutrifft.
- Aufenthaltszweck: im Schritt „Persönliche Daten" hinzugefügt, wenn du ihn konfigurierst. Siehe Aufenthaltszweck-Schritt konfigurieren.
- Upsell-Schritt: das Zimmerkategorie-Upgrade ist verfügbar, wenn Upsell für die Property eingeschaltet ist.
- Zahlung beim Check-in: der Zahlungsschritt ist verfügbar, wenn „Zahlung beim Check-in" eingeschaltet ist.
- Schlüsselzuweisung: der Schlüsselzuweisungs-Schritt und sein Verhalten folgen dem konfigurierten Türanbieter der Property.
Aufenthaltszweck, Weckzeit und Voraussichtliche Ankunftszeit sind die Einstellungen, die du selbst bearbeitest, unter Einstellungen → Pre-Check-in. Der Rest dieser Liste wird pro Property von LIKE MAGIC im Rahmen des Property-Setups gesetzt. Die Abfolge der Schritte selbst ist fest und wird nicht pro Property zusammengestellt. Nichts davon wählt der Gast selbst.
4. Wo der Flow läuft
Derselbe Check-in-Flow wird auf drei Oberflächen dargestellt:
- Digital Guest Portal: der Gast erledigt den Pre-Check-in vor der Ankunft auf dem eigenen Gerät.
- Self-Service-Kiosk: der Gast checkt an einem Lobby-Terminal ein, bei Bedarf assistiert.
- Second Screen: ein rezeptionsseitiges Display während eines assistierten Check-ins am Empfang.
Auf allen drei Oberflächen gelten dieselben Schritte und Einstellungen. Die Darstellung unterscheidet sich, und die Schritte zur Zimmer- und Schlüsselzuweisung gehören zum Flow am Self-Service Kiosk.
5. Verwandte Konfiguration
- ID-Scan & Verifizierung: der Rechtliches-Schritt im Detail.
- Aufenthaltszweck-Schritt konfigurieren: das Aufenthaltszweck-Feld im Schritt „Persönliche Daten".
- Gastzugang zu Pre-Check-in, My-Stay & Buchungen konfigurieren: wie ein Gast den Flow überhaupt erreicht.
- Upsell: der Upgrade-Schritt.
- Zusätzliche Leistungen: der Services-Schritt.
- Self-Checkout: der passende Abreise-Flow.
6. Fazit
Der Check-in-Flow ist eine feste Abfolge von Schritten. Welche davon ein Gast sieht, wird pro Property festgelegt: Aufenthaltszweck, Weckzeit und Voraussichtliche Ankunftszeit unter Einstellungen → Pre-Check-in, die übrigen Schritt-Einstellungen im Rahmen des Property-Setups. Der Flow läuft auf dem Digital Guest Portal, dem Self-Service-Kiosk und dem Second Screen.