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Gastdaten & Aufbewahrung konfigurieren

Die Einstellungsseite Gastdaten & Aufbewahrung steuert pro Property, ob Gäste beim Check-in aufgefordert werden, ein Ausweisdokument hochzuladen und wie lange hochgeladene Dokumente aufbewahrt werden, bevor sie automatisch gelöscht werden. So erfüllt jede Property ihre eigenen rechtlichen Anforderungen und löscht Ausweisdokumente fristgerecht nach DSGVO.

1. Wer kann diese Funktion nutzen?​

👤 Die Seite findest du in der Operations Platform unter Einstellungen → Gastdaten & Aufbewahrung im Bereich Gästereise, für eine ausgewählte Property. Property Admin (property-admin) und Admin (admin) können die Konfiguration bearbeiten und veröffentlichen. Property Viewer (property-viewer) sehen die Seite nur lesend.

ℹ️ Die Einstellung wird pro Property verwaltet. Arbeitest du auf Account-Ebene, wechsle zu einer konkreten Property, um den Eintrag Gastdaten & Aufbewahrung in der Navigation unter Einstellungen zu sehen.

2. So funktioniert das Veröffentlichen​

⚙️ Deine Änderungen werden zuerst als Entwurf gespeichert und wirken sich erst aus, wenn du sie veröffentlichst. Das Banner oben auf der Seite zeigt den Status: "Keine ungespeicherten Änderungen.", wenn alles veröffentlicht ist, "Bereit zum Veröffentlichen.", wenn Änderungen bereitstehen, und "Bitte beheben Sie die markierten Fehler, bevor Sie speichern.", wenn ein Feld ungültig ist. Kollidiert dein Entwurf mit einer zwischenzeitlich veröffentlichten Änderung, fordert dich das Banner auf, zuerst die Konflikte zu beheben.

Beim Veröffentlichen öffnet sich der Dialog Konfiguration bestätigen mit einer obligatorischen Bestätigungs-Checkbox. Du bestätigst, dass Gästedokumente gemäss der gewählten Aufbewahrungseinstellung verarbeitet und aufbewahrt werden. Erst danach kannst du Bestätigen und veröffentlichen wählen. Bewahrst du Dokumente unbegrenzt auf, ist die Bestätigung strenger formuliert (siehe Abschnitt 4).

3. Dokumenten-Upload aktivieren​

Der Hauptschalter Dokumenten-Upload aktivieren ("Ermöglichen Sie Gästen, während des Check-ins Ausweisdokumente hochzuladen") steuert, ob Gäste im Pre-Check-in-Flow aufgefordert werden, ein Ausweisdokument hochzuladen:

  • Ein: der Upload-Schritt wird Gästen angeboten, und die Bereiche Dokumentenaufbewahrung und Reisepass-Einschränkung darunter werden verfügbar.
  • Aus: Gäste werden nicht zum Hochladen aufgefordert. Die Seite zeigt "Der Dokumenten-Upload ist deaktiviert. Gäste werden nicht aufgefordert, Ausweisdokumente hochzuladen.", und die Aufbewahrungseinstellungen sind ausgeblendet, weil keine neuen Dokumente gespeichert werden.

ℹ️ Solange er für deine Property nicht geändert wurde, ist der Dokumenten-Upload an. Prüfe den Schalter pro Property, bevor du dich auf einen der beiden Zustände verlässt.

ℹ️ Der Bereich Meldescheine in der Operations Platform bleibt unabhängig von diesem Schalter verfügbar, damit Mitarbeitende weiterhin mit früher hochgeladenen Dokumenten arbeiten können.

4. Dokumentenaufbewahrung​

Ist der Dokumenten-Upload aktiviert, wählst du unter Dokumentenaufbewahrung genau einen Aufbewahrungsmodus:

  • Löschen nach Bestätigung der Ausweiskontrolle: das Dokument wird entfernt, sobald Mitarbeitende die Ausweiskontrolle des Gasts bestätigen.
  • Löschen beim Check-out: das Dokument wird beim Check-out des Gasts entfernt.
  • Löschen nach einer Aufbewahrungsfrist: das Dokument wird eine festgelegte Zeit nach dem Check-out entfernt. Gib die Aufbewahrungsfrist als Wert plus Einheit an (Tage, Monate oder Jahre); das Minimum ist 1 Tag. Das Fristfeld ist nur in diesem Modus bearbeitbar.
  • Unbegrenzt aufbewahren: keine automatische Löschung; Dokumente bleiben, bis sie manuell entfernt werden. Die Seite zeigt die Warnung "Gästedokumente werden unbegrenzt aufbewahrt und nicht automatisch gelöscht.", und der Veröffentlichungs-Dialog verlangt die strengere Bestätigung "Ich bestätige und verstehe, dass Gästedokumente unbegrenzt aufbewahrt und nicht automatisch gelöscht werden."

Ein Aufbewahrungsmodus muss gewählt sein, bevor du veröffentlichen kannst. Sonst zeigt die Seite "Wählen Sie eine Aufbewahrungsoption aus."

5. Reisepass-Upload nach Staatsangehörigkeit einschränken​

Unter Reisepass-Upload nach Staatsangehörigkeit einschränken wählst du Staatsangehörigkeiten aus, für die kein Reisepass-Upload angeboten wird, zum Beispiel wo das lokale Recht das Erheben von Reisepässen bestimmter Staatsangehöriger nicht erlaubt. Gäste einer ausgeschlossenen Staatsangehörigkeit werden gar nicht zum Hochladen eines Ausweisdokuments aufgefordert, und ihre Ausweiskontrolle kann ohne Dokument bestätigt werden.

Nutze das Feld Wählen Sie auszuschliessende Staatsangehörigkeiten aus, um die Staatsangehörigkeiten auszuwählen.

6. Troubleshooting​

  • Veröffentlichen ist blockiert: prüfe das Banner und die markierten Felder. Ein Aufbewahrungsmodus muss gewählt sein, die Aufbewahrungsfrist muss im Fristmodus mindestens 1 Tag betragen ("Geben Sie einen Zeitraum von mindestens 1 Tag ein."), und die Bestätigung im Veröffentlichungs-Dialog muss angehakt sein ("Sie müssen den Haftungsausschluss akzeptieren, um fortzufahren.").
  • Ein Konflikt wird gemeldet: jemand anderes hat während deiner Bearbeitung eine Änderung veröffentlicht. Behebe die markierten Konflikte, bevor du veröffentlichst.
  • Gäste werden nicht zum Hochladen aufgefordert: prüfe, ob Dokumenten-Upload aktivieren für die Property eingeschaltet ist (siehe Abschnitt 3).
  • Die Aufbewahrungsfrist verweist auf eine andere Stelle: zeigt die Seite "Legen Sie die Löschfrist unter Einstellungen > Actions > DELETE_IDENTIFICATION_DOCUMENTS fest.", ist die Lösch-Automatisierung hinter der Frist für diese Property noch nicht eingerichtet. Stelle eine Support Anfrage, um sie einrichten zu lassen, und verwalte die Frist danach über diese Seite.

7. Fazit​

Mit Gastdaten & Aufbewahrung entscheidest du pro Property, ob beim Check-in überhaupt Ausweisdokumente erhoben werden, wie lange sie aufbewahrt werden und welche Staatsangehörigkeiten vom Reisepass-Upload ausgeschlossen sind. Die automatische Löschung übernimmt die Compliance-Arbeit für dich. Wie Upload und Scan im Gäste-Flow funktionieren, zeigt ID-Scan & Verifizierung; wie Mitarbeiter hochgeladene Dokumente prüfen, zeigt Identitätsprüfung.

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