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Den Aufenthaltszweck im Pre-Check-in konfigurieren

Mit dem Aufenthaltszweck teilen dir Gäste direkt im Pre-Check-in Prozess mit, warum sie reisen, zum Beispiel geschäftlich oder privat. Du definierst die Auswahloptionen pro Property, ordnest jede Option deinem PMS zu, wo dieses das unterstützt, und nutzt den erfassten Wert für Zimmerzuteilung, Reporting oder die Kurtaxen-Abrechnung.

1. Wer kann diese Funktion nutzen?​

👤 Die Konfigurationsseite findest du in der Operations Platform unter Einstellungen → Pre-Check-in für eine ausgewählte Property. Property Admin (property-admin) und admin können die Konfiguration ansehen und bearbeiten. Property Viewer (property-viewer) hat nur Lesezugriff.

ℹ️ Die Einstellung wird pro Property verwaltet. Arbeitest du auf Account-Ebene, wechsle zu einer konkreten Property, um den Eintrag Pre-Check-in unter Einstellungen zu sehen.

2. So funktioniert es​

a) Was Gäste sehen​

🛎️ Sobald die Funktion konfiguriert ist, sehen Gäste im Schritt mit den persönlichen Daten des Pre-Check-in Prozesses ein Dropdown Aufenthaltszweck: im Digitalen Gästeportal und am Self-Service Kiosk.

  • Ist die Auswahl optional (Standard), enthält das Dropdown zusätzlich den Eintrag Nicht angegeben.
  • Ist die Auswahl verpflichtend, muss der Gast eine deiner Optionen wählen, bevor er weiterkommt.

Der Schritt erscheint nur, wenn es eine sinnvolle Auswahl gibt:

  • Optionale Auswahl: mindestens eine Option wird Gästen angezeigt.
  • Verpflichtende Auswahl: mindestens zwei Optionen werden Gästen angezeigt.

b) Was Mitarbeiter sehen​

👤 Der gewählte Wert erscheint an der Reservierung in der Operations Platform, im Tab Gäste, und Mitarbeiter können ihn beim begleiteten Check-in im Check-in-Assistenten setzen.

ℹ️ Der Wert ist zugleich eines der Kriterien, auf die eine Regel der Gästesegmentierung abgleichen kann. Die hier konfigurierten Options-IDs können also Benachrichtigungstexte, Sendezeiten und die Zielgruppe von Leistungen steuern. Wird eine Options-ID umbenannt, greifen die Regeln nicht mehr, die sie nennen.

c) Options-Labels​

Die Options-ID, die du konfigurierst (zum Beispiel business), ist ein stabiler technischer Wert. Das Label, das Gäste sehen, wird als Übersetzung im Content Management System gepflegt: ein Text pro Options-ID und Sprache. Fehlt die Übersetzung, sehen Gäste die rohe ID. Stelle deshalb sicher, dass jede Option ein Label hat, bevor du den Schritt aktivierst.

3. Aufenthaltszweck-Optionen konfigurieren​

⚙️ Öffne Einstellungen → Pre-Check-in für die gewünschte Property. Der Abschnitt Aufenthaltszweck listet deine Optionen in einer Tabelle.

a) Optionen hinzufügen​

Wähle Option hinzufügen und gib die ID der neuen Option ein. IDs müssen eindeutig sein. Du kannst auch Optionen anlegen, die dein PMS nicht kennt (zum Beispiel student). Wie sie sich verhalten, steht in den PMS-Sync-Hinweisen (Abschnitt 4).

Optionen, deren ID der PMS-Wert selbst ist (zum Beispiel Apaleo Business und Leisure), sind die PMS-eigenen Optionen. Nur auf sie können deine eigenen Optionen zugeordnet werden.

b) Einzelne Optionen verwalten​

Jede Zeile der Tabelle bietet:

  • Anzeigen: steuert, ob Gäste diese Option im Dropdown sehen. Ausgeblendete Optionen behalten ihre Daten, sind aber nicht wählbar.
  • Reihenfolge: mit Nach oben / Nach unten bestimmst du die Reihenfolge im Gäste-Dropdown.
  • PMS-ID zuordnen: wähle den PMS-Wert, in den diese Option geschrieben wird (zum Beispiel Apaleo Business / Leisure; Mews Leisure / Business / Student). Lass die Zuordnung leer, wenn das PMS keinen passenden Wert hat.
  • Löschen: entfernt die Option.

c) Verpflichtende Auswahl​

Aktiviere Auswahl des Aufenthaltszwecks verpflichtend machen, damit Gäste wählen müssen. ⚠️ Bei verpflichtender Auswahl müssen mindestens zwei Optionen angezeigt werden. Sonst lässt sich die Konfiguration nicht veröffentlichen.

d) Änderungen veröffentlichen​

Änderungen bleiben ein Entwurf, bis du sie veröffentlichst. Die Seite erinnert dich daran, deine Änderungen zu veröffentlichen, damit sie nicht verloren gehen. ✅ Veröffentliche, damit die Konfiguration für neue Gäste-Sessions live geht. Meldet die Seite Inkonsistenzen in der Konfiguration, behebe diese zuerst. Das Banner zeigt dir, wie viele es sind.

4. PMS-Sync-Hinweise​

🧩 Wenn ein Gast (oder Mitarbeiter) den Aufenthaltszweck setzt, schreibt LIKE MAGIC den zugeordneten PMS-Wert im Rahmen des Reservierungs-Updates in dein angebundenes PMS:

PMSWas geschrieben wirdUnterstützte Werte
ApaleotravelPurpose auf der ReservierungBusiness, Leisure
MewsBooking purposeLeisure, Business, Student
Opera CloudAufenthaltszweck auf der ReservierungDie in deinem Opera Cloud PMS konfigurierten Werte
  • Optionen ohne PMS-Zuordnung werden nur in LIKE MAGIC gespeichert (sichtbar in der Operations Platform und in Reports). Ins PMS wird für sie nichts geschrieben.
  • Der Wert ist zusätzlich über die öffentliche Reservierungs-API verfügbar, sodass nachgelagerte Systeme ihn konsumieren können.

💡 Du kannst mehr Optionen anbieten, als dein PMS unterstützt (zum Beispiel getrennte Optionen business, leisure und student für die Kurtaxen-Auswertung) und nur die zuordnen, die das PMS versteht.

5. Weckzeit und voraussichtliche Ankunftszeit​

Auf der Einstellungsseite Pre-Check-in kannst du demselben Schritt des Pre-Check-in Prozesses zwei optionale Zeitfelder hinzufügen:

  • Weckzeit: frage Gäste, wann sie geweckt werden möchten.
  • Voraussichtliche Ankunftszeit: frage Gäste, wann sie voraussichtlich ankommen.

Für jedes Feld kannst du konfigurieren:

  • Beim Pre-Check-in anzeigen: Feld ein- oder ausblenden.
  • Auswahl verpflichtend machen: einen Wert erzwingen.
  • Frühester Zeitpunkt / Spätester Zeitpunkt: den wählbaren Zeitraum einschränken. Beide wählen keinen Wert vor. Überspringt ein Gast das Feld, bleibt es leer. ⚠️ Der früheste Zeitpunkt muss vor dem spätesten Zeitpunkt liegen.

ℹ️ Beide Werte werden Mitarbeitern an der Reservierung im Tab Gäste angezeigt, sobald das Feld aktiviert ist. Die Weckzeit bleibt in LIKE MAGIC und wird nie in dein PMS geschrieben. Die voraussichtliche Ankunftszeit wird nur dort geschrieben, wo die PMS-Anbindung das Feld führt: Apaleo und Mews verwerfen sie, dort bleibt also auch sie in LIKE MAGIC.

⚠️ Die voraussichtliche Ankunftszeit ist nicht die Check-in-Zeit der Reservierung. Die Ankunftszeit oben an der Reservierung zeigt die tatsächliche Check-in-Zeit, sobald die Reservierung eingecheckt ist, und steht bis dahin mit der vom Gast angegebenen voraussichtlichen Ankunftszeit ein. Änderst du die Check-in-Zeit im PMS, zum Beispiel weil du einen Early Check-in gewährst, ändert sich der vom Gast eingegebene Wert nicht. Die voraussichtliche Ankunftszeit hat keinen Einfluss darauf, ob der Check-in erlaubt ist, wann Schlüssel ausgegeben werden oder welches Zimmer zugewiesen wird; sie ist rein informativ.

6. Ausweisdokument-Scan​

Die Einstellungsseite Pre-Check-in trägt ausserdem den Abschnitt Ausweisdokument-Scan. Der Schalter Dokumentenscan aktivieren entscheidet, ob Gäste im Rechtliches-Schritt die maschinenlesbare Zone ihres Reisepasses oder Personalausweises scannen dürfen, um ihre gesetzlichen Daten vorzubefüllen. Er ist für jede Property standardmässig eingeschaltet.

📝 Der Scan selbst, was er erfasst und wo er angeboten wird, ist in ID-Scan & Verifizierung beschrieben.

7. Troubleshooting​

a) Gäste sehen den Aufenthaltszweck-Schritt nicht​

  • Prüfe, ob mindestens eine Option Anzeigen aktiviert hat (zwei bei verpflichtender Auswahl).
  • Prüfe, ob du die Konfiguration veröffentlicht hast. Entwurfs-Änderungen sind nicht live.
  • Stelle sicher, dass du die richtige Property konfiguriert hast.

b) Eine Option zeigt ihre technische ID statt eines Labels​

Die Übersetzung für diese Options-ID fehlt im Content Management System. Ergänze den Label-Text pro Sprache. Brauchst du Zugang zum Content Management System, stelle eine Support Anfrage.

c) Die Konfiguration lässt sich nicht veröffentlichen​

  • Meldung zu Inkonsistenzen in der Konfiguration: eine oder mehrere Zeilen sind ungültig; prüfe die markierten Optionen.
  • Verpflichtende Auswahl mit weniger als zwei angezeigten Optionen: zeige mehr Optionen an oder mache die Auswahl optional.

d) Der Wert kommt nicht im PMS an​

  • Prüfe die Zuordnung PMS-ID zuordnen der Option: nicht zugeordnete Optionen werden nie ins PMS geschrieben.

8. Fazit​

Mit dem Aufenthaltszweck-Schritt erfasst du strukturierte Reisezweck-Daten im Pre-Check-in, hältst sie mit deinem PMS synchron, wo dieses das unterstützt, und bleibst frei, mehr Optionen anzubieten, als das PMS erlaubt. Konfiguriere die Optionen einmal pro Property, veröffentliche und der Schritt ist für deine Gäste live.

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