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ID-Scan & Verifizierung

Im Rechtliches-Schritt des Check-ins kann ein Gast ein Ausweisdokument (Reisepass oder Personalausweis) mit der Handykamera scannen, und LIKE MAGIC liest die maschinenlesbare Zone (MRZ), um das Rechtsformular vorzubefüllen. Dieser Artikel erklärt, was der Scan erfasst, wie du ihn pro Property einschaltest und wie die erfassten Daten geprüft und aufbewahrt werden.

Dieser Artikel richtet sich an den Administrator, der die Identitätserfassung für eine Property konfiguriert.

1. Wer kann das nutzen​

⚙️ Ob Gästen der Scan angeboten wird, legst du pro Property in der Operations Platform unter Einstellungen → Pre-Check-in im Abschnitt Ausweisdokument-Scan fest. Für Bearbeiten und Veröffentlichen brauchst du die Rolle Property Admin (property-admin) oder admin. Property Viewer (property-viewer) sieht die Seite nur lesend.

ℹ️ Die Einstellung gilt pro Property. Arbeitest du auf Account-Ebene, wechsle zu einer konkreten Property, damit der Eintrag Pre-Check-in in der Einstellungs-Navigation erscheint.

Ob Gäste überhaupt Dokumente hochladen dürfen, welche Staatsangehörigkeiten ausgeschlossen sind und wie lange Dokumente aufbewahrt werden, legst du getrennt davon unter Einstellungen → Gastdaten & Aufbewahrung fest, mit denselben Rollen.

Die akzeptierten Ausweisdokument-Arten pflegt LIKE MAGIC. Für eine Änderung stelle eine Support Anfrage.

2. Was der Scan tut​

Im Rechtliches-Schritt fotografiert der Gast sein Dokument mit der Handykamera. Die Plattform liest die MRZ (die zwei oder drei Zeilen maschinenlesbaren Textes auf einem Reisepass oder Ausweis) und befüllt das Rechtsformular mit den Werten vor, die sie verifizieren kann:

  • Dokumentnummer
  • Dokumentart (Reisepass oder Personalausweis)
  • Geburtsdatum
  • Nationalität

Vorbefüllte Felder sind im Formular markiert, der Gast sieht also, welche Werte aus dem Dokument stammen. Er prüft sie, korrigiert Falsches, ergänzt die übrigen Felder (darunter den Namen, den der Scan nicht befüllt) und unterschreibt.

🛎️ Das Auslesen passiert auf dem Gerät des Gastes. Das Dokumentbild wird zum Auslesen nirgendwohin geschickt, es verlassen also keine Dokumentdaten das Handy.

ℹ️ Verwendet werden nur Werte, welche die Prüfziffern des Dokuments bestätigen. Ein falsch gelesener Wert wird verworfen statt ins Formular geschrieben. Ein nur teilweise lesbares Dokument befüllt damit weniger Felder, statt sie falsch zu befüllen.

⚠️ Ist das Dokument abgelaufen, erhält der Gast die vorbefüllten Werte trotzdem, zusammen mit einem Hinweis, dass das Dokument nicht mehr gültig ist. Der Gast kann weitermachen, und deine Mitarbeitenden sehen die erfassten Daten wie gewohnt.

3. Wo der Scan angeboten wird​

Der Scan wird dem Hauptgast auf einem mobilen Gerät angeboten, im Pre-Check-in Prozess auf dem Digitalen Gästeportal und auf seiner eigenen Profilseite.

Nicht angeboten wird er:

  • auf dem Self-Service Kiosk,
  • auf Desktop-Browsern, wo sich eine lesbare MRZ mit einer Webcam nicht zuverlässig erfassen lässt,
  • für Begleitungen, die ihre gesetzlichen Daten manuell oder per Dokumenten-Upload erfassen,
  • wenn die Reservierung bereits gesetzliche Daten trägt (ein hochgeladenes Dokument, eine Ausweisnummer oder ein Geburtsdatum), weil dann nichts mehr vorzubefüllen ist.

Dokumenten-Upload und manuelle Eingabe bleiben in all diesen Fällen verfügbar, kein Gast wird durch den Scan blockiert.

4. Den Scan verfügbar machen​

⚙️ Öffne Einstellungen → Pre-Check-in für die Property, die du konfigurieren willst:

  1. Gehe zum Abschnitt Ausweisdokument-Scan.
  2. Schalte Dokumentenscan aktivieren ein oder aus.
  3. Veröffentliche die Konfiguration. Entwürfe sind nicht live.

Der Scan ist für jede Property standardmässig eingeschaltet. Du besuchst diese Einstellung also nur, um ihn auszuschalten oder für eine einzelne Property wieder einzuschalten.

Dokumenten-Upload und Aufbewahrung bleiben eigene Einstellungen unter Einstellungen → Gastdaten & Aufbewahrung:

  • Schalte Dokumenten-Upload aktivieren ein, damit Gäste während des Check-ins um den Upload von Ausweisdokumenten gebeten werden.
  • Nutze Reisepass-Upload nach Staatsangehörigkeit einschränken für die Länder, in denen du keinen Reisepass erheben darfst.
  • Stelle die Aufbewahrungsfrist unter Dokumentenaufbewahrung ein.

⚠️ Wichtig: Es gibt keinen Polizei- oder SIDAP-Meldebildschirm im Produkt. Erfassung und MRZ-Auslesung sind das, was dieses Feature bietet. Eine automatische Weiterleitung von Melde- oder Identitätsdaten an eine Behörde richtet LIKE MAGIC getrennt von diesem Erfassungs-Flow ein, es gibt dafür also keinen Bildschirm für Operator oder Gast. Hast du eine gesetzliche Meldepflicht, beantrage die Einrichtung der Meldung über eine Support Anfrage.

Das Meldeformular selbst (die Rechtsfelder und die Unterschrift, die der Gast ausfüllt) wird separat unter Einstellungen → Meldeschein konfiguriert. Siehe Meldeschein herunterladen.

5. Wo Mitarbeitende das Ergebnis sehen​

👤 Erfasste Identitätsdaten erscheinen zur Reservierung in der Operations Platform, wo Mitarbeitende sie als Teil des Gastprofils und der Identitätsprüfung einsehen können. Mitarbeitende können die Prüfung auch während eines assistierten Check-ins durchführen.

6. Datenaufbewahrung & Compliance​

Identitätsdaten sind sensibel, daher wird ihre Aufbewahrung über die dedizierte Einstellungsseite Gastdaten & Aufbewahrung geregelt: pro Property, ob Gäste überhaupt Dokumente hochladen, wie lange hochgeladene Dokumente bis zur automatischen Löschung aufbewahrt werden und welche Staatsangehörigkeiten vom Reisepass-Upload ausgeschlossen sind. Da diese Daten Compliance-Pflichten unterliegen, die je nach Rechtsraum variieren:

  • Stelle die Aufbewahrung im Einklang mit deinen lokalen gesetzlichen Anforderungen ein.
  • Beschränke den Reisepass-Upload für die Länder, in denen du ihn nicht erheben darfst.
  • Behandle die erfassten Dokumentdaten durchgängig als personenbezogene Daten.

7. Fehlerbehebung​

a) Gästen wird der Scan nicht angeboten​

  • Prüfe, ob Dokumentenscan aktivieren für diese Property eingeschaltet und die Änderung veröffentlicht ist.
  • Der Gast ist auf einem Desktop-Browser oder am Self-Service Kiosk. Der Scan ist eine mobile Funktion.
  • Der Gast ist eine Begleitung, oder die Reservierung trägt bereits gesetzliche Daten.
  • Die Nationalität des Gastes ist für diese Property von der Identitätserfassung ausgeschlossen. Diese Liste pflegt LIKE MAGIC, stelle für eine Änderung eine Support Anfrage.

b) Der Scan schlägt bei einem Gast wiederholt fehl​

Der Gast erhält einen Hinweis, der zum Grund passt: die Seite mit den maschinenlesbaren Zeilen fotografieren, ein schärferes oder grösseres Foto aufnehmen, oder es erneut versuchen, weil das Auslesen zu lange gedauert hat. Nach wiederholten Fehlversuchen tritt der Scan in den Hintergrund und das Formular übernimmt, der Gast kann also tippend fertig werden. Ein Dokument, dessen Art LIKE MAGIC nicht zuordnet, etwa ein Führerausweis, hat keine MRZ zum Auslesen und wird manuell erfasst.

c) Das Formular ist nur teilweise vorbefüllt​

Verwendet werden nur Werte, welche die Prüfziffern des Dokuments bestätigen. Abgenutzte, glänzende oder teilweise verdeckte Dokumente liefern oft die Dokumentnummer, aber nicht das Geburtsdatum, oder umgekehrt. Den Rest ergänzt der Gast von Hand.

8. Fazit​

ID-Scan & Verifizierung lässt einen Gast im Rechtliches-Schritt einen Reisepass oder Personalausweis scannen, liest die MRZ auf dem Gerät des Gastes aus, um Dokumentnummer, Dokumentart, Geburtsdatum und Nationalität vorzubefüllen, und speist das Ergebnis für die Prüfung durch Mitarbeitende ins Gastprofil ein. Den Scan schaltest du pro Property unter Einstellungen → Pre-Check-in ein oder aus, Dokumenten-Upload, Länder-Einschränkungen und Aufbewahrung steuerst du unter Einstellungen → Gastdaten & Aufbewahrung. Denk daran, dass es keinen Melde-Bildschirm gibt. Jede Behördenmeldung richtet LIKE MAGIC getrennt von diesem Erfassungs-Flow ein.

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