Datenexport und Löschung beim Offboarding
Wenn dein Vertrag mit LIKE MAGIC endet, erhältst du eine vollständige Kopie deiner Daten und wir löschen sie aus der Plattform. Dieser Artikel behandelt, was du bekommst, wie es zu dir kommt, was du vorbereitest und wann die Löschung abgeschlossen ist.
Dein Anspruch steht in den Terms of Service, Abschnitt 5.6, und im Data Processing Agreement, Abschnitt 4.5. Dieser Artikel beschreibt, wie LIKE MAGIC ihn umsetzt.
1. Wer ein Offboarding beauftragen kann
Das Offboarding ist kein Self-Service. LIKE MAGIC führt es für dich durch, und es beginnt mit zwei Dingen von deiner Seite:
- Deiner Kündigung, wie in den Terms of Service, Abschnitt 5.2, festgelegt.
- Deiner Entscheidung zu den Daten: Rückgabe, Löschung oder beides. Die Terms of Service (Abschnitt 5.6) verlangen diese Entscheidung vor Wirksamwerden der Kündigung. Halte sie deshalb direkt in der Kündigung fest.
Beteiligt sind drei Parteien:
| Partei | Wer | Verantwortung |
|---|---|---|
| Auftraggeber | Dein Vertragsinhaber, schriftlich | Beauftragt die Kündigung und legt fest, ob deine Daten zurückgegeben, gelöscht oder beides werden. Muss vorliegen, bevor die Arbeit beginnt |
| Operator | Data Protection Officer von LIKE MAGIC | Führt das Verfahren durch, bestätigt jede Löschung, verwahrt den Nachweis |
| Empfänger | Eine benannte Kontaktperson in deiner Organisation | Erhält den Download-Link und, getrennt davon, das Passwort. Wird benannt, bevor der Export erstellt wird |
⚠️ Die Löschung ist nicht rückholbar. Sobald sie gelaufen ist, ist dein Export-Archiv die einzige verbleibende Kopie deiner Daten. Lade es herunter und prüfe es, bevor du die Löschung bestätigst.
2. Was du erhältst
Dein Export ist ein einzelnes Archiv mit deinen operativen Daten und deinen gespeicherten Dateien.
| Enthalten | Bewusst nicht enthalten |
|---|---|
| Deine operativen Daten als CSV-Dateien, eine Datei pro Datensatz | Die Plattform-Konfiguration deines Accounts. Sie enthält Integrations-Interna und die Struktur gespeicherter Zugangsdaten |
| Alle gespeicherten Dateien: Ausweisdokumente von Gästen, Signaturen, Rechnungen | Zugangsdaten jeder Art, einschliesslich Passwort-Hashes |
| Die Mitarbeiter Benutzer Accounts deines eigenen Teams | Daten anderer Kunden |
| Ein Manifest, das jede Datei mit Grösse und Checksumme auflistet | Nichts über die genannten Punkte hinaus |
ℹ️ Der Umfang ist keine handgepflegte Liste. Er wird bei jedem Durchlauf aus der laufenden Plattform abgeleitet. Ein Datensatz, der durch ein kürzliches Plattform-Update dazugekommen ist, ist damit automatisch enthalten.
3. Wie der Export ausgeliefert wird
Das Archiv ist passwortgeschützt und wird privat gespeichert. Du erhältst zwei Dinge über zwei getrennte Kanäle:
- Einen Download-Link, gültig für maximal 12 Stunden.
- Das Passwort, über einen anderen Kanal als den Link, nie in derselben Nachricht.
Läuft der Link ab, bevor du das Archiv heruntergeladen hast, ist nichts verloren. Solange das Archiv existiert, kann jederzeit ein neuer Link ausgestellt werden. Beantrage ihn über eine Support Anfrage.
⚠️ Lade innerhalb von 30 Tagen herunter. Das Archiv wird 30 Tage nach dem Durchlauf automatisch gelöscht. Danach lässt sich der Export nicht mehr erzeugen, denn die Quelldaten sind weg.
4. Die Reihenfolge der Schritte
Die Reihenfolge ist fest. Jeder Schritt steht aus einem Grund an seiner Stelle.
a) Verbundene Systeme werden zuerst getrennt
Dein PMS, deine Messaging- und deine Content-Management-Verbindungen schreiben laufend in die Plattform. Sie werden vor allem anderen getrennt, denn eine Verbindung, die während der Löschung noch aktiv ist, schreibt deine Daten direkt wieder hinein.
Ist ein verbundenes Konto mit einem anderen Kunden geteilt, wird nur dein eigenes Abonnement getrennt. Das geteilte Konto bleibt unberührt.
b) Der Export wird erstellt und geprüft
Das Archiv wird erzeugt, dann wird sein Inhalt gegen das gezählt, was in der Plattform gefunden wurde. Weichen diese Zahlen voneinander ab, stoppt der Durchlauf und es ist nichts gelöscht.
c) Erst die gespeicherten Dateien, dann die Datensätze
Dateien zuerst, Datensätze danach. Die Datensätze sind das einzige Verzeichnis dessen, was im Dateispeicher liegt. Würden sie zuerst gelöscht, blieben Dateien zurück, die niemandem mehr zuzuordnen sind: nicht dir, nicht einer Gastanfrage, nicht einer Prüferin.
d) Der Nachweis entsteht während der Arbeit
Jeder Schritt wird in dem Moment protokolliert, in dem er läuft, mit dem, was betroffen war, und dem geprüften Ergebnis. Ohne diesen Nachweis kann der Durchlauf nicht abgeschlossen werden.
5. Fristen
| Was | Wie lange |
|---|---|
| Gültigkeit des Download-Links | Maximal 12 Stunden, neu ausstellbar solange das Archiv existiert |
| Verfügbarkeit des Export-Archivs | 30 Tage nach dem Durchlauf, danach automatisch gelöscht |
| Löschung in der laufenden Plattform | Sofort |
| Löschung in den Backups | Rund 8 Tage nach dem Durchlauf |
| Aufbewahrung des Nachweises | 7 Jahre |
Warum Backups länger brauchen. In der laufenden Plattform ist die Löschung sofort wirksam, Backups lassen sich aber nicht selektiv bearbeiten. Deine gelöschten Daten bleiben in den automatischen Backups, bis diese rotieren, rund 8 Tage nach dem Durchlauf. Das folgt aus dem Backup-Mechanismus und steht so auch in der Bestätigung, die du erhältst.
Warum der Nachweis aufbewahrt wird. Er belegt, was gelöscht wurde, wann, und dass das Ergebnis geprüft wurde. XXX [owner to confirm: does the evidence record hold any personal data, and is it the "one copy for archival and compliance purposes" that section 4.5 of the Data Processing Agreement reserves?]
6. Was du vorbereitest
Arbeite das durch, bevor der Durchlauf startet.
- Triff deine Entscheidung vor Wirksamwerden der Kündigung. Rückgabe, Löschung oder beides, schriftlich, als Teil der Kündigung.
- Benenne den Empfänger, der den Export erhält, und vereinbare, welcher Kanal das Passwort trägt.
- Lade herunter, was du noch brauchst, solange du Zugang zur Plattform hast: Reports, Dokumente, Nachrichtenverlauf.
- Prüfe den Export, bevor du die Löschung bestätigst. Öffne das Archiv, vergleiche es mit dem Manifest, stelle sicher, dass es in deinen eigenen Systemen lesbar ist.
💡 Lege das Archiv dauerhaft ab. Nach dem Durchlauf ist es deine einzige Kopie, und bei uns verschwindet es nach 30 Tagen.
7. Häufige Fragen
Können wir unsere Daten exportieren, ohne zu kündigen? XXX [owner to confirm: is a standalone export, nothing deleted and connections untouched, offered to customers, and on what terms?]
Können wir eine einzelne Property offboarden und den Rest des Accounts behalten? Nicht als Teil dieses Prozesses. Ein Offboarding umfasst immer deinen gesamten Account. Die Terms of Service (Abschnitt 5.3) erlauben eine auf ein Hotel begrenzte Kündigung, wenn es verkauft, geschlossen oder umgeflaggt wird. Halte das in deiner Kündigung fest, dann wird es einzeln behandelt.
Wir haben das Passwort verloren. Kann es erneut geschickt werden? Nein. Das Passwort wird während des Durchlaufs einmal angezeigt und danach nicht gespeichert, es lässt sich also nicht nachschlagen. XXX [owner to confirm what happens in this case: can the archive be re-issued with a new password while it still exists?]
Bekommen wir unsere Daten nach der Löschung zurück? Nein. Sobald die Löschung gelaufen ist, ist das Archiv die einzige Kopie, und nach 30 Tagen ist auch das weg. Genau darum geht es in diesem Prozess.
Erhalten wir einen Löschnachweis für unsere eigene Prüfung? Du erhältst eine schriftliche Bestätigung der Löschung, einschliesslich des in Abschnitt 5 beschriebenen Backup-Zeitraums. XXX [owner to confirm: can the evidence record itself, or an extract of it, be shared with the customer on request?]
Was passiert, wenn während des Durchlaufs etwas fehlschlägt? Ein Stopp ist ein vorgesehenes Ergebnis, kein Fehler. Jeder Schritt wird erst protokolliert, wenn er fertig ist, deshalb setzt der Durchlauf bei dem Schritt wieder an, der nicht abgeschlossen wurde. Kein Schritt löscht etwas, bevor der Export als vollständig geprüft ist.
8. Compliance
Der Prozess ist so gebaut, dass er Monate später auch für jemanden nachweisbar ist, der nicht dabei war. Er belegt Folgendes:
| Anforderung | Wie sie erfüllt wird |
|---|---|
| ISO 27001 A.8.10 Löschung von Informationen | Umfang aus der laufenden Plattform abgeleitet, Löschung durch Nachzählen geprüft, Ergebnis protokolliert |
| ISO 27001 A.5.33 Schutz von Aufzeichnungen | Nachweis getrennt gespeichert, unter fester Aufbewahrungsrichtlinie |
| ISO 27001 A.5.34 Schutz personenbezogener Daten | Dein Archiv enthält keine internen Konfigurationen; der Export wird 30 Tage aufbewahrt, nicht unbegrenzt |
| ISO 27001 A.5.14 Informationsübertragung | Private Speicherung, zeitlich begrenzter Download-Link, Passwort über einen separaten Kanal |
| ISO 27001 A.5.20 und A.5.22 Lieferantenbeziehungen | Verbundene Systeme zuerst getrennt, geteilte Konten vor jeder Entfernung identifiziert |
| DSGVO Art. 28 Abs. 3 lit. g Pflichten des Auftragsverarbeiters bei Vertragsende | Rückgabe und Löschung in einer kontrollierten Abfolge, in dieser Reihenfolge |
| DSGVO Art. 17 Löschung und Art. 5 Abs. 1 lit. e Speicherbegrenzung | Alle operativen Daten und gespeicherten Dateien, mit dem oben genannten Backup-Zeitraum |
| DSGVO Art. 5 Abs. 2 Rechenschaftspflicht | Nachweis pro Schritt, mit Operator und geprüftem Ergebnis |
9. Fazit
Das Offboarding gibt dir deine Daten zurück und entfernt sie in einer kontrollierten Abfolge aus der Plattform: Verbindungen trennen, Export prüfen, Dateien und Datensätze löschen, Nachweis protokollieren. Dein Teil ist es, einen Empfänger zu benennen, das Archiv zu prüfen und es dauerhaft abzulegen. Die 30-Tage-Frist ist die einzige, die sich nicht wieder öffnen lässt.
Um ein Offboarding zu starten, halte deine Entscheidung in deiner Kündigung fest, bevor diese wirksam wird.
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