Zum Hauptinhalt springen

Rechnungsadressen verwalten

Die Rechnungsadresse entscheidet, auf wen eine Rechnung ausgestellt wird: auf den Gast oder eine Firma. Sie lässt sich von zwei Seiten setzen. Mitarbeitende bearbeiten sie auf dem Folio in der Operations Platform, und Gäste können ihre eigene Rechnungsadresse (oder die ihrer Firma) beim Check-in oder über ihr Profil hinterlegen. In beiden Fällen landet das Ergebnis auf dem Folio in deinem PMS, und die Rechnung folgt ihm.

1. Wer kann dieses Feature nutzen​

  • Mitarbeitende: Die Aktion Edit Billing Settings auf dem Folio ist eine Fähigkeit, die pro Property freigeschaltet wird. Einmal verfügbar, kann sie jede Person nutzen, die das Billing der Reservierung bearbeitet. Ist sie nicht verfügbar, fordere sie über eine Support Anfrage an.
  • Gäste: Die Rechnungsadress-Option in der Gästereise ist ebenfalls eine Einstellung pro Property (aktiv, solange sie nicht abgeschaltet ist). Sie wird nur dem Hauptgast angezeigt. Travel Buddies tragen keine Rechnungsdaten.

2. Billing Settings als Mitarbeiterin bearbeiten​

Öffne das Folio der Reservierung (siehe Billing und Folio) und wähle Edit Billing Settings im Mehr-Menü (⋮) des Folios.

ℹ️ Die Aktion ist nur verfügbar, solange das Folio offen ist, bei geschlossenen und virtuellen Folios verschwindet sie.

Wähle im Dialog den Debitor type:

a) Primary guest​

Die Rechnung wird auf den Gast ausgestellt. Du kannst bearbeiten:

  • Vorname und Nachname
  • Invoice receiver: die E-Mail-Adresse, an die die Rechnung adressiert wird
  • Address, PLZ, Stadt, Land

⚠️ Änderst du hier die Adresse, ändert sich auch die Wohnadresse des Gasts auf seinem Profil. Es ist derselbe Datensatz, und der Dialog weist darauf hin.

b) Company​

Die Rechnung wird auf eine Firma ausgestellt:

  • Firmenname: tippe, um bestehende Firmen zu suchen; die Auswahl füllt die Adresse aus. Ein Name ohne Treffer legt eine neue Firma in deinem PMS an.
  • Address, PLZ, Stadt, Land der Firma.
  • Invoice-able company zeigt, ob diese Firma auf Rechnung zahlen darf. Ist die Option aktiv, wird die Firma belastet, sonst zahlt der Gast. Dieser Status kommt aus dem Debitoren-Setup deines PMS und wird hier nicht bearbeitet.

Beim Speichern wird der Debitor auf das Folio in deinem PMS geschrieben. Rechnung und zahlende Partei des Folios aktualisieren sich entsprechend.

3. Was Gäste selbst können​

Mit aktivierter Gast-Option verwaltet der Hauptgast das Billing selbst:

  • Im Pre-Check-in (Adress-Schritt) und auf der Profil-Adressseite im Gästeportal aktiviert eine Checkbox die Rechnung an eine abweichende Adresse. Danach werden die Folios des Aufenthalts mit der jeweils aktuellen Rechnungsadresse angezeigt.
  • Auf einem offenen Folio kann der Gast die Rechnungsdaten bearbeiten: auf sich selbst (Name, Rechnungs-E-Mail, Adresse) oder auf eine Firma (Firmenname, Steuernummer, Adresse), zum Beispiel Geschäftsreisende, deren Rechnung auf den Arbeitgeber lauten muss.
  • Die resultierende Rechnungsadresse sieht der Gast auf seiner Rechnungsübersicht beim Checkout und in der Ansicht des offenen Saldos.

Gast-Änderungen folgen denselben Regeln wie Mitarbeiter-Änderungen. Nur offene Folios lassen sich ändern, und Aufenthalte mit Zahlung auf Rechnung (Accounts Receivable) sind ausgenommen. Das Ergebnis ist dieselbe Debitor-Änderung im PMS, die auch Mitarbeitende machen würden.

4. Troubleshooting​

SymptomWahrscheinliche Ursache
Edit Billing Settings fehlt im Folio-MenüDas Folio ist geschlossen oder virtuell, oder die Fähigkeit ist für die Property nicht aktiviert
Ein Gast meldet, er könne die Rechnungsadresse nicht ändernDas Folio ist bereits geschlossen, oder der Aufenthalt wird auf Rechnung abgewickelt (siehe Checkout on AR mit Apaleo)
Die Wohnadresse des Gasts hat sich unerwartet geändertJemand hat die Rechnungsadresse mit Debitor type Primary guest bearbeitet, das aktualisiert auch die Wohnadresse
Die Firma lässt sich nicht als zahlende Partei wählenDie Firma ist im Debitoren-Setup des PMS nicht auf Rechnung zugelassen

5. Fazit​

Rechnungsadress-Verwaltung hält Rechnungen korrekt ohne Umweg über die Rezeption. Mitarbeitende korrigieren den Debitor direkt auf dem Folio, Gäste hinterlegen ihre eigenen Rechnungs- oder Firmendaten in der Gästereise, und beide Wege schreiben dieselbe Information ins PMS.

Nützliche Links:

Was this article helpful?