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Billing und Folio

Das Folio ist die laufende Rechnung einer Reservierung: die Liste aus Charges und Zahlungen, die ergibt, was der Gast schuldet. In LIKE MAGIC bearbeiten Mitarbeitende am Front Desk das Folio über den Folio-Tab im Reservierungs-Detail-Drawer, während Gäste ihre eigene Rechnung über die Digital Guest Journey ansehen und begleichen können. Dieser Artikel behandelt beide Seiten und wo sie sich beim offenen Betrag treffen.

ℹ️ Hinweis: Folio und Billing verhalten sich je nach PMS der Property unterschiedlich. Diese Funktion ist auf Oracle Opera Cloud- und Mews-Properties verfügbar. Auf Apaleo ist sie nicht verfügbar. Charge- und Rechnungs-Handling folgen dem verbundenen PMS.

1. Wer das nutzen kann​

Der Folio-Tab ist einer der Tabs im Reservierungs-Detail-Drawer, die das Platform Pricing benötigen. Auf dem Core-Tier wird der Tab stattdessen gesperrt mit einem Upgrade-Hinweis angezeigt. Siehe Pricing-Tiers.

Das Bearbeiten des Folios ist eine Tätigkeit am Front Desk (Host). Der Zahlungs-Capture selbst wird vom verbundenen Payment Service Provider gesteuert. Siehe Payment-Konfiguration.

2. Das Folio öffnen​

  1. Öffne Reservierungen und finde die Reservierung.
  2. Öffne ihren Detail-Drawer.
  3. Wähle den Folio-Tab.

Der Folio-Tab zeigt das Folio der Reservierung: ihre Charges, ihre Zahlungen und den resultierenden Saldo.

Der Folio-Tab im Reservierungs-Detail-Drawer mit dem Folio: Charges, Zahlungen und resultierender Saldo

3. Charges und Zahlungen​

Das Folio listet jede Charge (Übernachtung, Services, Shop- und Food-&-Beverage-Artikel) und jede Zahlung, die für die Reservierung erfasst wurde. Preise und Charges stammen aus dem PMS der Property, das Angezeigte spiegelt also den PMS-Datensatz für diesen Aufenthalt.

ℹ️ Hinweis: Da Charges PMS-gekoppelt sind, erscheint ein im PMS oder über einen Guest-Journey-Flow hinzugefügter Posten (z. B. ein Shop-Kauf oder eine Aufenthaltsverlängerung) hier auf dem Folio. Fehlt eine erwartete Charge, prüfe das PMS und den auslösenden Flow, bevor du ein Anzeigeproblem annimmst.

4. Offener Betrag​

Der offene Betrag ist der Teil des Folios, der noch nicht bezahlt ist. Er ist die eine Zahl, die Mitarbeitenden und Gast sagt, was noch geschuldet wird.

  • Mitarbeitende sehen den offenen Betrag im Folio-Tab.
  • Gäste sehen denselben offenen Betrag in ihrem Self-Service-Billing und können ihn bezahlen (Abschnitt 6).

ℹ️ Hinweis: Eine über die Guest Journey getätigte Zahlung begleicht den offenen Betrag und wird über das Ergebnis des Payment-Providers aufs Folio gebucht. Meldet ein Gast, er habe bezahlt, der Saldo ändert sich aber nicht, verifiziere, dass die Zahlung das Folio erreicht hat (siehe Payment-Konfiguration).

5. Rechnungsstellung​

Das Folio ist die Grundlage der Rechnung des Gastes. Rechnungsinhalt (die Charges, die Rechnungsadresse und die Steuerdarstellung) stammt aus der Reservierung und dem PMS der Property.

  • Die Rechnungsadresse kann als Teil der Rechnungsdetails des Gastes erfasst oder bearbeitet werden.
  • Die Steuer-/USt-Darstellung auf der Rechnung folgt der Konfiguration der Property.

ℹ️ Hinweis: Rechnungserstellung und -nummerierung werden vom verbundenen PMS gesteuert. Bestätige bei Oracle-Opera- und Mews-Properties die finale Rechnung im PMS-Datensatz, wo lokale Vorschriften dies verlangen.

6. Self-Service-Billing des Gastes​

Gäste können viel ihrer eigenen Abrechnung über die Digital Guest Journey erledigen, was den Front Desk entlastet:

  • Rechnungen / Folio ansehen: der Gast sieht seine Charges.
  • Offener Betrag: der Gast sieht einen noch geschuldeten Betrag und kann ihn bezahlen.
  • Aufenthalt verlängern: der Gast kann seinen Aufenthalt verlängern, was eine zu zahlende Verlängerungsrechnung erzeugt; die Verlängerung wird über die Reservierung ins PMS zurückgeschrieben.

ℹ️ Hinweis: Diese gästeseitigen Screens sind Teil der Digital Guest Journey auf Mews- und Oracle-Opera-Cloud-Properties und hängen von der Konfiguration und dem PMS der Property ab. Als Operator aktivierst und konfigurierst du sie; der Gast bedient sich anschliessend selbst.

7. Fazit​

Das Folio ist die laufende Rechnung der Reservierung, und der offene Betrag ist, wo sich Mitarbeiter- und Gast-Sicht treffen. Mitarbeitende lesen und bearbeiten das Folio über den Folio-Tab; Gäste sehen und begleichen ihre eigene Rechnung und können ihren Aufenthalt online verlängern. Charges, Rechnungsstellung und Capture sind PMS- und Provider-gekoppelt. Sieht etwas falsch aus, verfolge es zum PMS oder Payment-Provider zurück, nicht zur Anzeige.

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