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Booking Management

Wie sichergestellt wird, dass alle Gäste korrekt erfasst sind und ihre Gästereise starten können.

Einleitung​

Das Booking Management kommt zum Einsatz, wenn eine Buchung mehrere Reservierungen umfasst und unterschiedliche Personen an der Reise beteiligt sind. Es hilft dabei, Gäste korrekt zuzuweisen, fehlende Informationen zu ergänzen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten die benötigten Zugangsdaten erhalten.

Konflikte treten ab und zu auf bei Gruppenbuchungen mit Abrufkontingenten oder wenn sie durch externe Tools getätigt wurden. Was dann zu tun ist, erklärt dieser Artikel.

1. Was ist das Booking Management und warum ist es wichtig?​

Das Booking Management ermöglicht es, Gruppenbuchungen effizient zu verwalten. Dies wird relevant, wenn der Buchende (Booker) und die Gäste (Main Guest) nicht identisch sind oder mehrere Zimmer mit gleichem Reisedatum auf denselben Namen gebucht wurden (Gruppenbuchung oder mehrere Individualbuchungen).

Ziel ist es sicherzustellen, dass jeder tatsächlich übernachtende Gast eine eigene Digitale Gästereise durchlaufen kann und Zugang zum Gästeportal sowie zum Zimmerschlüssel erhält.

Die Buchungsliste, in der eine Buchung die gemeinsam getätigten Reservierungen zusammenfasst

2. Welche Rollen gibt es?​

  • Booker: Die Person, die die Buchung vornimmt, aber nicht zwingend selbst übernachtet.
  • Main Guest: Der Hauptgast, der das Zimmer bewohnt und für die Reservierung, Rechnungsadresse und Bezahlung verantwortlich ist.
  • Travel Buddy: Mitreisende Person(en), die zusammen mit dem Main Guest im gleichen Zimmer übernachtet.
  • Host: Das Hotelpersonal, das bei Bedarf in das Booking Management eingreift.

3. Wann und warum muss eingegriffen werden?​

Unser System sendet die Reservierungsbestätigung mit dem Link zum Online-Check-in automatisch an Gäste, wenn deren Reservierung einzigartig und vollständig ist:

  • Einzigartig: Name, Vorname und E-Mail-Adresse unterscheiden sich von anderen Reservierungen innerhalb der Buchung.
    • Beispiel eines Konflikts: Name und Vorname sind einzigartig, aber die E-Mail Adresse kommt bei der Buchung bei mehreren Reservierungen vor.
  • Vollständig: Name, Vorname und E-Mail-Adresse sind bei der Buchung angegeben.
    • Beispiel eines Konflikts: Name und Vorname sind bei Buchung angegeben. Die E-Mail Adresse wird erst später hinzugefügt.

Sind diese Kriterien nicht erfüllt, muss entweder der Booker oder der Host eingreifen, um die fehlenden Informationen zu ergänzen. Dies kann beispielsweise bei Abrufkontingenten oder Buchungen über extern angeschlossenen Booking Engines vorkommen.

4. Eingriff (Perspektive Booker)​

Variante a)

Der Booker kann über die ihm gesendete E-Mail für jedes Zimmer Gäste angeben:

Die E-Mail, die der Booker erhält, mit den Schaltflächen zum Einladen eines Gastes und zum Hinterlegen der Reisenden

Der Booker kann entweder auf „Gast einladen" klicken, um das spezifische Zimmer zu bearbeiten, oder auf „Jetzt Reisende hinterlegen", um zur Buchungsübersicht zu gelangen. Die Details dazu werden in der Variante b erklärt.

Variante b)

Der Booker kann über die Buchungsübersicht die gebuchten Zimmer verwalten. Mit einem Klick auf die Buchung öffnet er die Reservierungen:

Der Bereich Buchungen in der Gäste-App mit der bevorstehenden Buchung und dem Hinweis Gästedaten fehlen

Die Reservierungen der Buchung, jede mit dem Hinweis Gästedaten fehlen oder Einladung gesendet

Beim Klick auf die konkrete Reservierung kann der Booker nun den Gast bearbeiten:

Das Gästeformular einer einzelnen Reservierung, in dem der Booker angibt, wer im Zimmer übernachtet, und die Gästedaten ergänzt

Bei der Bearbeitung der Gäste muss zunächst angegeben werden, ob der Booker selbst oder eine andere Person im Zimmer übernachtet. Danach können die Informationen zum Gast ergänzt werden. Eine E-Mail-Adresse ist Pflicht, die Telefonnummer ist optional.

warnung

Die Gästeinformationen müssen zwingend einzigartig und vollständig sein (siehe oben).

Das Gästeformular mit der ausgefüllten Pflichtangabe E-Mail-Adresse

Ist der Gast korrekt eingeladen, zeigt LIKE MAGIC nach dem Klick auf „Gast einladen" folgende Bestätigung in der Buchungsübersicht:

Die Buchungsübersicht mit der Bestätigung, dass der Gast eingeladen wurde

✅ Der Gast (z. B. Max Mustermann) kann nun seine eigene Gästereise starten und bei der Anreise auf seinen Zimmerschlüssel zugreifen.

ℹ️ Manchmal kommt es vor, dass bei manuell (über das PMS oder ein externes Tool) erstellten Buchungen die Angabe fehlt, ob die Buchung für „Ich" (Booker) oder „Jemand anderes" ist. Diese Angabe muss ergänzt werden, bevor die Gäste die Reservierungsbestätigung erhalten:

Eine Reservierung, bei der die Angabe fehlt, ob der Booker selbst oder eine andere Person im Zimmer übernachtet

5. Eingriff (Perspektive Host)​

Wie kann der Host das Booking Management durchführen?

Eingriff via PMS

Im PMS muss sichergestellt werden, dass der Gast einzigartig und die Gästedaten vollständig sind. Wende dich bei Fragen hierzu an die Dokumentation oder das Support-Team deines PMS.

Eingriff via Operations Platform/Gästeportal

Um als Host einzugreifen, suche die Reservierung in der Operations Platform und führe die Reservierungsaktion zur Buchung springen aus:

Das Aktionsmenü einer Reservierung in der Operations Platform mit der Aktion zur Buchung springen

Dadurch gelangst du zur Buchungsübersicht, wo du das Booking Management (Eingriff Perspektive Booker) durchführen kannst.

6. Gästeseitige Buchungsaktionen (Stornieren und Bezahlen)​

Über die staffseitigen Schritte oben hinaus können Gäste ihre eigene Buchung in der Buchungsübersicht der Digitalen Gästereise verwalten. Dort sieht ein Gast seinen Aufenthalt über alle Reservierungen der Buchung hinweg und kann, sofern du es zulässt, eine Reservierung stornieren oder einen offenen Betrag bezahlen, ohne sich an die Rezeption zu wenden.

LIKE MAGIC schaltet diese beiden Aktionen pro Property, unabhängig voneinander:

  • Stornierung durch Gäste: ob ein Gast seine Reservierung in der Buchungsübersicht stornieren kann.
  • Bezahlung durch Gäste: ob ein Gast einen offenen Betrag in der Buchungsübersicht begleichen kann.

Ist eine Aktion deaktiviert, erscheint ihre Schaltfläche beim Gast einfach nicht; der staffseitige Ablauf oben bleibt davon unberührt. Möchtest du eine der Aktionen für eine Property ein- oder ausschalten, beantrage das über eine Support Anfrage.

7. Zusammenfassung​

Das Booking Management sorgt dafür, dass bei Gruppenbuchungen alle Gäste korrekt erfasst werden und ihre Gästereise starten können. Dafür müssen Reservierungen einzigartig (unterscheidbare Name & E-Mail) und vollständig (alle Pflichtdaten angegeben) sein. Falls diese Kriterien nicht erfüllt sind, kann der Booker über die Buchungsübersicht oder per E-Mail fehlende Gäste hinzufügen und einladen. Alternativ kann der Host auf der Operations Platform oder im PMS-System eingreifen, um die Daten zu vervollständigen. Erst wenn alle Gäste korrekt erfasst sind, erhalten sie ihre Reservierungsbestätigung und können den Online-Check-in durchführen.

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