Die acht Aufgabentypen
Jede Aufgabe auf dem Aufgaben-Board trägt einen Typ. Der Typ ist keine Kategorie, die jemand ausgewählt hat. Er hält fest, woher die Aufgabe kommt, und das ist das Nützlichste an einer Aufgabe, die du nicht selbst erfasst hast.
Es gibt acht davon. Genau einen erstellst du von Hand. Die anderen sieben erscheinen auf dem Board, weil etwas anderes passiert ist: ein Gast hat einen Service gebucht, ein Gast hat eine Anfrage geschickt, eine Automatisierung hat ausgelöst, das Housekeeping hat eine Reinigung geplant oder es wurde etwas bestellt.
1. Die acht Typen auf einen Blick
| Typ auf dem Board | Woher er kommt | Erstellst du ihn? |
|---|---|---|
| Manueller | Jemand im Team hat sie mit Aufgabe erstellen erfasst | Ja - das ist der eine |
| Service | Ein Service auf einer Reservierung, der Arbeit erfordert | Nein |
| Automatischer | Eine Automatisierung in der Plattform hat sie erzeugt | Nein |
| Gast | Eine Anfrage aus der Guest Journey | Nein |
| Food and Beverage | Eine Food-&-Beverage-Bestellung eines Gasts | Nein |
| Shop-Bestellung | Eine Bestellung aus einem Shop der Property | Nein |
| Abreise Reinigung | Housekeeping - die Reinigung zwischen zwei Aufenthalten | Nein |
| Übernachtungs Reinigung | Housekeeping - eine Reinigung während eines Aufenthalts | Nein |
Die Gruppe Aufgabentyp im Filter-Fenster des Boards listet genau diese, du kannst also eine Art von Arbeit nach vorne holen (zum Beispiel in einer ruhigen Stunde nur Shop-Bestellungen anzeigen und sie am Stück abarbeiten).
2. Nur manuelle Aufgaben werden von Hand erstellt
Es gibt kein Feld "Typ" im Aufgabenformular, und das ist Absicht: alles, was du mit Aufgabe erstellen erfasst, ist eine manuelle Aufgabe. Titel, Fälligkeit, Priorität, Zuweisung, Verlinkungen, Unteraufgaben und Anhänge setzt du selbst. Den Typ nicht, denn eine manuelle Aufgabe ist per Definition die, die eine Person erstellt hat.
Die praktische Folge: wenn du eine Service- oder Shop-Bestellung-Aufgabe von Hand erstellen willst, ist das ein Zeichen, dass die Arbeit woanders hingehört: an einen Service auf der Reservierung oder an eine Bestellung im Shop. Erfasse sie dort, und die Aufgabe erscheint hier von selbst, korrekt verlinkt.
3. Service-Aufgaben kommen von gebuchten Services
Bucht ein Gast einen Service, für den jemand etwas tun muss, erzeugt der Service eine Aufgabe. Zwei Details sind auf dem Flur relevant:
- Ein Service kann mehr als eine Aufgabe erzeugen. Ein über mehrere Tage gebuchter Service kann so eingerichtet sein, dass er eine Aufgabe pro Tag erzeugt; und wo ein Service mehrfach gebucht wurde, zeigt die Aufgabe die Menge, damit die ausführende Person weiss, ob es ein Handtuchset ist oder vier.
- Manche Service-Aufgaben sind eine Anfrage, die auf deine Bestätigung wartet. Diese öffnen mit einem Hinweis oben in der Aufgabe: die Anfrage ist zeitkritisch und muss in den Reservierungsdetails bestätigt werden. Die Aufgabe auf Erledigt zu setzen ist in diesem Fall nicht die ganze Arbeit. Die Anfrage selbst wird auf der Reservierung bestätigt. Solche Aufgaben kommen mit Priorität Dringend und stehen deshalb bei einer nach Priorität sortierten Liste oben.
4. Eine F&B-Bestellung kommt als Aufgabe an
Das ist die Verbindung, mit der die meisten Teams nicht rechnen: auf Properties mit Food & Beverage landet die Bestellung eines Gasts auf dem Aufgaben-Board.
Sobald die Bestellung zur Abholung bereit ist, erscheint eine Aufgabe:
- Eine Aufgabe pro Verkaufsstelle, damit eine Bestellung, die Küche und Bar betrifft, zwei Arbeitspakete für zwei Teams wird und nicht ein unklares.
- Eine Unteraufgabe pro bestelltem Artikel, jeweils mit Artikelname und Menge. Die Aufgabe ist damit gleichzeitig die Pickliste.
- Das Lieferziel auf der Aufgabe: ein Tisch im Lokal oder die Zimmernummer bei einer In-Room-Bestellung.
- Die Bestellnummer, damit die Aufgabe der Bestellung in deinem F&B-System zugeordnet werden kann.
Die übergeordnete Aufgabe auf Erledigt zu setzen meldet die Bestellung als geliefert. Dieser Status geht zurück an die Bestellung des Gasts. Das Schliessen der Aufgabe ist also das, was dem Gast sagt, dass seine Bestellung angekommen ist. Es lohnt sich, das an der Tür zu tun und nicht am Ende der Schicht.
F&B-Aufgaben werden mit einer kurzen Fälligkeit erstellt, und das ist gewollt: sie sollen sofort bearbeitet werden und erscheinen sonst schnell unter Heute und dann Überfällig.
Der Typ Food and Beverage erscheint nur auf Properties, wo Food & Beverage aktiviert ist. Siehe Food & Beverage.
5. Eine Shop-Bestellung kommt als Aufgabe an
Shop-Bestellungen erreichen das Board auf dem gleichen Weg und in der gleichen Form: eine übergeordnete Aufgabe für die Bestellung, eine Unteraufgabe pro Artikel mit seiner Menge.
Jede Art von Shop erzeugt ihre eigene Aufgabe: eine Minibar, ein Amenities-Shop, ein Loyalty-Shop, zusätzliche Services, eine Self-Pouring-Station. Welche davon existieren, hängt davon ab, was die Property betreibt; siehe Shops (Übersicht).
Anders als eine F&B-Bestellung ist eine Shop-Bestellungs-Aufgabe relativ zum Aufenthalt fällig und nicht sofort. Ein für die Anreise bestelltes Amenity ist zur Anreise fällig, nicht innerhalb der Stunde.
6. Gastanfragen und automatische Aufgaben
Gast-Aufgaben kommen von dem, was ein Gast in der Guest Journey tut: eine Gepäckabholung anfragen, beim Checkout eine Notiz hinterlassen. Der Wortlaut des Gasts wird in die Aufgabe übernommen, damit die Person, die sie übernimmt, liest, was der Gast tatsächlich geschrieben hat, und nicht eine Zusammenfassung davon.
Automatischer-Aufgaben werden von den Automatisierungen der Plattform erzeugt und nicht von einer Person (zum Beispiel eine Dokument- oder Identitätsprüfung, die ein menschliches Auge braucht, oder ein Formular, das ein Gast noch ausfüllen muss). Was auf deiner Property automatisiert ist, wird unter Automatisierte Aktionen und PDF-Formulare eingerichtet.
Beide kommen, wo eine konfiguriert ist, mit einer Mitarbeitergruppe statt einer namentlich genannten Person, damit die Arbeit an ein Team geht und wer frei ist sie übernimmt.
7. Reinigungsaufgaben stehen standardmässig nicht auf dem Board
Abreise Reinigung und Übernachtungs Reinigung sind die zwei Housekeeping-Typen. Sie existieren als Aufgaben, aber das Aufgaben-Board lässt sie in der Ansicht weg, mit der es öffnet. Reinigung wird in der Housekeeping Ansicht geplant und bearbeitet, wo ein Board rund um Zimmer und Zimmerwechsel mehr Sinn ergibt als eine flache Liste.
Du kannst sie trotzdem hereinholen: hake im Filter-Fenster unter Aufgabentyp Abreise Reinigung oder Übernachtungs Reinigung an. Das lohnt sich, wenn du einem bestimmten Zimmer nachgehst statt die Reinigungsrunde zu fahren. Die Housekeeping-Aufgabe und die Wartungsaufgabe zum selben Zimmer stehen dann in einer Liste nebeneinander.
8. Warum Priorität bei manchen Typen mehr zählt
Priorität läuft bei jedem Typ Gering → Mittel → Hoch → Dringend, und Aufgaben, die von selbst entstehen, bekommen ihre Priorität von der Konfiguration dahinter und nicht von einer Person.
Dringend ist die, die man mit Absicht setzt: eine dringende Aufgabe erscheint zusätzlich als erforderliche Aktion auf der verlinkten Reservierung und ist damit für jemanden sichtbar, der an der Reservierung arbeitet und das Aufgaben-Board nie öffnet. Dringend zu setzen ist also nicht bloss eine Sortierreihenfolge. Es schiebt die Aufgabe an die Rezeption.
9. Fazit
Der Typ einer Aufgabe sagt dir ihren Ursprung, und der Ursprung sagt dir, was "erledigt" bedeutet. Manueller ist deiner. Service, Automatischer und Gast kommen von einer Reservierung, einer Automatisierung oder einem Gast. Food and Beverage und Shop-Bestellung sind echte Bestellungen, die zu Arbeit geworden sind, mit einer Unteraufgabe pro Artikel, und bei einer F&B-Bestellung ist das Schliessen der Aufgabe das, was dem Gast sagt, dass sie angekommen ist. Abreise Reinigung und Übernachtungs Reinigung gehören dem Housekeeping und bleiben aus der Standardansicht des Boards heraus, bis du sie anfragst.