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Checkout on AR mit Apaleo

Checkout on Accounts Receivable (AR) ermöglicht es, Firmenbuchungen per Rechnung statt durch Gästezahlung zu begleichen. Bei korrekter Einrichtung durchlaufen Gäste einer Firmenbuchung den Pre-Check-in Prozess ohne Zahlungsaufforderung, und das Folio wird beim Check-out automatisch auf Debitor (Accounts Receivable) geschlossen. Dein Team muss nur noch die Rechnung an die Firma senden.

1. Feature-Überblick​

Viele Properties arbeiten mit Firmen (Debitoren), welche die Aufenthalte ihrer Mitarbeitenden per Rechnung bezahlen. Ohne Checkout on AR gilt das Standardverhalten der digitalen Gästereise: Die Buchung muss im Voraus bezahlt werden, spätestens im Pre-Check-in Prozess.

Mit aktiviertem Checkout on AR für eine Firma ändert sich das Erlebnis auf beiden Seiten:

  • 🛎️ Gäste einer Firmenbuchung durchlaufen den Pre-Check-in Prozess ohne Zahlungsschritt für die abgedeckten Leistungen.
  • 👤 Mitarbeiter müssen keine Zahlung mehr vom Gast einfordern. Beim Check-out wird das Folio automatisch auf Debitor geschlossen, und dein Team lädt einfach die Rechnung herunter und sendet sie an die Firma.
info

Welche Leistungsarten über AR abgedeckt sind (zum Beispiel Übernachtung, City Tax, Food and Beverages, Sonstiges) und ob die Beträge dem Gast ausgeblendet werden, wird pro Property durch LIKE MAGIC konfiguriert. Eine Anpassung beantragst du über eine Support Anfrage.

2. Kernprinzip (Die Folio-Rechnungsadresse entscheidet)​

Dies ist die wichtigste Regel des Features und die häufigste Quelle für Missverständnisse:

warnung

Ob ein Gast zur Zahlung aufgefordert wird, entscheidet die mit der Folio-Rechnungsadresse verknüpfte Firma: nicht die Firma auf der Reservierung und nicht der Corporate Rate Code.

Eine Reservierung wird nur dann als Debitorbuchung behandelt, wenn beide Bedingungen erfüllt sind:

  1. Die Folio-Rechnungsadresse ist mit einem Firmenprofil in Apaleo verknüpft.
  2. Bei dieser Firma ist die Checkbox "Can check out on accounts receivable" aktiviert.

Wenn ein Corporate Rate Code verwendet wird oder eine Firma an der Reservierung hinterlegt ist, die Folio-Rechnungsadresse aber weiterhin auf den Gast zeigt, behandelt das System den Gast als Selbstzahler und fordert die Zahlung im Pre-Check-in Prozess an.

✍️ Ein Corporate Rate Code allein verknüpft das Folio nicht mit dem Debitorenkonto der Firma. Die Firmenzuordnung auf dem Folio ist aktuell ein manueller Schritt, den dein Empfangsteam nach Buchungseingang durchführt.

3. Firma in Apaleo einrichten​

Um eine Firma für Checkout on AR vorzubereiten, richte sie einmalig in Apaleo ein:

  1. Erstelle ein Firmenprofil in Apaleo.
  2. Definiere optional einen Corporate Code und wähle die Rate Plans, welche die Firma buchen kann.
  3. ✅ Aktiviere die Checkbox "Can check out on accounts receivable" im Firmenprofil.

🌐 Details zur Firmeneinrichtung findest du im Apaleo Help Center Artikel zu Company Guarantee und Accounts Receivable.

4. Firma einer Reservierung zuweisen​

Stelle bei jeder Debitorbuchung sicher, dass die Firma korrekt verknüpft ist:

  1. Öffne die Reservierung in Apaleo.
  2. Öffne das Folio und hinterlege die Firma als Rechnungsadresse (wähle das korrekte Firmenprofil, zum Beispiel "Example Corp AG").
  3. Prüfe, dass bei der gewählten Firma "Can check out on accounts receivable" aktiviert ist.

✅ Sobald die Folio-Rechnungsadresse auf eine AR-aktivierte Firma zeigt, kann der Gast den Pre-Check-in Prozess ohne Zahlungsschritt für die abgedeckten Leistungen abschliessen.

💡 Weise die Firma direkt nach Buchungseingang auf dem Folio zu. So sieht der Gast nie eine Zahlungsaufforderung, selbst wenn er den Pre-Check-in Prozess früh startet.

5. Was beim Check-out passiert​

Beim Check-out der Reservierung wird das Folio automatisch auf Debitor (Accounts Receivable) geschlossen. Vom Gast wird keine Zahlung eingezogen.

So verfolgst und begleichst du die offenen Rechnungen in Apaleo:

  1. Öffne die Rechnungsansicht in Apaleo und wende den Filter "Only AR, Unpaid" an, um alle offenen Debitorrechnungen zu sehen.
  2. Lade die Rechnung herunter und sende sie an die Firma.
  3. Sobald die Firma bezahlt hat, markiere die Rechnung in Apaleo als bezahlt.

6. Troubleshooting​

Der Gast wird zur Zahlung aufgefordert, obwohl es eine Debitorbuchung ist​

Dies ist der häufigste Fall. Prüfe Folgendes, in dieser Reihenfolge:

  1. Öffne das Folio der Reservierung in Apaleo und prüfe die Rechnungsadresse. ❌ Eine Firma, die nur an der Reservierung hinterlegt ist (oder nur durch einen Corporate Rate Code impliziert wird), reicht nicht aus.
  2. Prüfe, dass bei der als Folio-Rechnungsadresse hinterlegten Firma "Can check out on accounts receivable" aktiviert ist.
  3. Korrigiere die Folio-Rechnungsadresse auf das richtige Firmenprofil. Die Zahlungsaufforderung verschwindet, sobald die Zuordnung korrekt ist.

Der Gast wird nur für Extras zur Zahlung aufgefordert​

Die über AR abgedeckten Leistungsarten werden pro Property konfiguriert. Sollen Gäste bestimmte Leistungsarten nicht selbst bezahlen (zum Beispiel City Tax oder Frühstück), beantrage eine Prüfung der Konfiguration deiner Property über eine Support Anfrage.

Das Folio wurde beim Check-out nicht auf AR geschlossen​

Prüfe, ob die Folio-Rechnungsadresse vor dem Check-out auf eine AR-aktivierte Firma gesetzt war. Erfolgte die Zuordnung erst nach dem Check-out, schliesse das Folio manuell in Apaleo und korrigiere die Zuordnung für künftige Buchungen dieser Firma.

7. FAQs​

Brauche ich einen Corporate Rate Code für Checkout on AR?

Nein. Ein Corporate Rate Code ist praktisch für das Ratenmanagement, aber nicht erforderlich und allein aktiviert er AR nicht. Entscheidend ist die Folio-Rechnungsadresse mit einer AR-aktivierten Firma.

Kann die Firmenzuordnung automatisch anhand des Corporate Rate Codes erfolgen?

Aktuell nicht. Die Firmenzuordnung auf dem Folio ist ein manueller Schritt für dein Empfangsteam. Ist die automatische Erkennung für deinen Betrieb wichtig, reiche den Wunsch über eine Support Anfrage ein, damit er als Feature Request erfasst wird.

Können Gäste die Beträge sehen, obwohl sie nicht bezahlen müssen?

Das ist konfigurierbar. LIKE MAGIC kann die abgedeckten Beträge in der digitalen Gästereise für den Gast ausblenden. Beantrage dies für deine Property über eine Support Anfrage.

Funktioniert das auch bei Buchungen über die Buchungsmaschine mit Corporate Code?

Ja. Es gilt dieselbe Regel. Die Buchung wird mit der Corporate Rate erstellt, aber das Empfangsteam muss die Firma weiterhin als Folio-Rechnungsadresse hinterlegen, damit der Gast den Zahlungsschritt überspringt.

8. Fazit​

Checkout on AR entfernt den Zahlungsschritt aus der digitalen Gästereise für Firmenbuchungen und schliesst das Folio beim Check-out automatisch auf Debitor. Die goldene Regel: Die Firma auf der Folio-Rechnungsadresse (mit aktivierter Checkbox "Can check out on accounts receivable") entscheidet, ob der Gast bezahlt.

Wird ein Gast unerwartet zur Zahlung aufgefordert, lohnt sich fast immer zuerst ein Blick auf die Folio-Rechnungsadresse. Konfigurationsänderungen (abgedeckte Leistungsarten, Ausblenden der Beträge) beantragst du über eine Support Anfrage.

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