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Prepayment-Konfiguration

So konfigurierst du die Prepayment-Logik in der Operations Platform, um von der Funktion Smart Guest Payments zu profitieren.

Einleitung​

Mit der Prepayment-Konfiguration kann ein Property Admin festlegen, welche Kosten ein Gast nicht während der digitalen Gästereise bezahlen muss, da diese bereits bezahlt wurden oder die Zahlung durch Dritte garantiert ist.

1. Funktionsübersicht​

Die Funktion Smart Guest Payments sorgt dafür, dass Gäste im Pre-Check-in Prozess nur die tatsächlich fälligen Beträge bezahlen. Um diese Funktion nutzen zu können, ist eine entsprechende Konfiguration erforderlich: die sogenannte Prepayment-Konfiguration.

Als Property Admin findest du die Prepayment-Konfiguration in den Einstellungen der Operations Platform:

Die Navigation unter Einstellungen mit hervorgehobenem Eintrag Vorauszahlung

In der Benutzeroberfläche kannst du über die Aktionsleiste rechts entweder eine neue Konfiguration hinzufügen oder eine bestehende bearbeiten:

Die Liste der Vorauszahlungs-Konfigurationen mit der Anzeige-Einstellung je Typ und der Schaltfläche Vorauszahlungs-Konfiguration hinzufügen

In dieser Übersicht werden alle aktiven Prepayment-Typen angezeigt, inklusive eines Hinweises, ob Leistungen für den Gast sichtbar sind.

Die Prepayment-Einstellungen mit den konfigurierten Prepayment-Regeln

a) Prepayment-Typen​

Die Standard-Prepayment-Typen (unsere meistgenutzten OTAs + die Funktion Checkout on AR) sind:

  • Agoda
  • Airbnb
  • Booking.com
  • Checkout auf AR
  • Expedia

Welche weiteren Typen Vorauszahlungs-Konfiguration hinzufügen anbietet, hängt von der Vorauszahlungs-Einrichtung der Property und ihrem PMS ab:

  • Vorauszahlung per Kreditkarte (anzeigen) und Vorauszahlung per Kreditkarte (ausblenden) auf Properties, deren Einrichtung sie führt.
  • Vorauszahlung auf den übrigen.
  • Check-out auf AR (Kunde) auf Mews sowie Ctrip, Hotelbeds, Generische OTA, Nicht bestimmbar und Keine auf Oracle OPERA Cloud.

Fehlt ein Typ, den du brauchst, beantrage ihn über eine Support Anfrage.

Der Dialog Neue Vorauszahlungs-Konfiguration hinzufügen mit geöffnetem Dropdown Vorauszahlungstyp und den beiden Kreditkarten-Optionen

Erkennung von Prepayments über den Kreditkarteninhaber​

Die Optionen „Vorauszahlung per Kreditkarte (anzeigen/ausblenden)” erlauben es, Zahlungen anhand des Namens des Karteninhabers zu erkennen, zum Beispiel bei virtuellen Kreditkarten (VCC) wie von Hotelbeds.

Der Name im Feld Kontoinhaber muss exakt dem entsprechen, was mit der Buchung im PMS übermittelt wird. Nur so kann das System korrekt erkennen, ob die Zahlung bereits erfolgt ist.

warnung

Falls eine OTA keine virtuelle Kreditkarte im PMS hinterlegt, kann sie nicht über Smart Guest Payments erkannt werden.

Um einen Namen hinzuzufügen, trage ihn im Feld Kontoinhaber ein und bestätige mit Enter.

Beispielhafte Eingabe:

Das Feld Kontoinhaber, gefüllt mit OTA- und Kreditkarteninhaber-Namen als entfernbare Chips

b) Anzeigeeinstellungen​

Für jeden Prepayment-Typ kannst du mit dem Schalter Anzeige vorausgezahlter Services für Gäste festlegen, ob der Gast die Preise der Leistungen sieht:

  • Aktiviert: Der Gast sieht die Preise und erhält eine Rechnung als PDF.
  • Deaktiviert: Die Position bleibt auf der Liste des Gastes, ihr Preis ist aber unkenntlich gemacht, und es wird keine Rechnung als PDF versendet.

Beispiele:

  • Gastansicht mit aktivierter Anzeige

Die Leistungsliste eines Gastes für eine vorausbezahlte Booking.com-Reservierung, mit sichtbaren Preisen beider Positionen

  • Gastansicht mit deaktivierter Anzeige

Die Leistungsliste eines Gastes für eine vorausbezahlte Airbnb-Reservierung, mit beiden Positionen und unkenntlich gemachten Preisen

c) Inklusiv-Services​

Über die Einstellung „Vorausgezahlte Services“ kannst du definieren, welche Leistungen bereits durch die Prepayment-VCC abgedeckt sind.

Wähle dazu einfach die entsprechenden Services aus dem PMS aus, zum Beispiel:

  • Additional Cleaning

Diese werden dann im System als bereits bezahlt behandelt.

Das Dropdown Vorausgezahlte Services mit ausgewähltem Service Additional Cleaning

2. Servicetypen und Folio-Routing​

Zwei weitere Felder erscheinen dort, wo die Vorauszahlungs-Einrichtung der Property sie führt. Brauchst du eines und es fehlt, beantrage es über eine Support Anfrage.

Prepayment auf Service-Typ-Ebene​

Du kannst ganze Servicetypen als prepaid definieren. Alle zugehörigen Order Items werden dann automatisch als bezahlt erkannt.

Das Feld bietet Unterkunft, Ortstaxe, Zweite Ortstaxe, Speisen & Getränke und Sonstiges. Auf Oracle OPERA Cloud bietet es allein Unterkunft.

Das geöffnete Dropdown Vorausgezahlte Servicetypen mit ausgewählter Unterkunft und den Einträgen Ortstaxe, Zweite Ortstaxe, Speisen & Getränke und Sonstiges

Routing-Konfiguration​

Du kannst bestimmte Service-Typen oder einzelne Leistungen auf ein zweites Folio routen.

Warum das sinnvoll ist?

Einige Hoteliers möchten OTA-Gästen eine übersichtlichere Darstellung bieten.

Der Bereich Routing-Konfiguration mit aktiviertem Schalter Nur Unterkunfts-Folio und leeren Feldern Geroutete Services und Geroutete Servicetypen

Zur Auswahl stehen:

  • Einzelne Services aus dem PMS
  • Alle Leistungen eines Service-Typs aus Apaleo

Diese werden gemäss deiner Konfiguration automatisch dem zweiten Folio zugewiesen.

3. Fazit​

Die Prepayment-Konfiguration legt pro Prepayment-Typ fest, welche Leistungen abgedeckt sind, ob sie für den Gast sichtbar sind, und wie sie über Buchungskanäle hinweg behandelt werden. Auf Apaleo steuerst du zusätzlich Folio-Routing und Prepayment auf Service-Typ-Ebene.

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