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Apaleo (Einstellungen für LIKE MAGIC)

Das sind die Einstellungen, die du in Apaleo brauchst, damit die LIKE MAGIC Integration funktioniert.

Einleitung​

Dieser Artikel listet die Einstellungen in Apaleo auf, von denen die LIKE MAGIC Integration abhängt. Konfiguriere sie vor dem Go-live, sonst funktionieren Teile der digitalen Gästereise nicht wie beschrieben.

Übersicht:

  1. Konzeptionelle Einstellungen
  2. Extras/Services
  3. Ratenpläne
  4. Fazit

1. Konzeptionelle Einstellungen​

Auf Property-Ebene findest du unter Einstellungen folgende Punkte:

Automatisierung​

  • Check-In: Wird vom LIKE MAGIC Guest-Flow standardmässig abgedeckt. Der Gast checkt sich am Anreisetag manuell über die MyStay Oberfläche ein.
  • Check-Out: Wird von LIKE MAGIC automatisch abgedeckt. Entweder checkt sich der Gast manuell aus vor offizieller Abreisezeit oder nach offizieller Checkout Zeit tut dies die LIKE MAGIC Automatisierung ohne Eingriff des Gastgeberteams oder des Gastes.
  • Night-Audit: ist nicht relevant für LIKE MAGIC. Wähle eine für dich passende Uhrzeit aus.
  • NoShow Checkbox: Das ist eine wichtige prozessbezogene Überlegung. Ist die Box aktiv, werden bei Tagesabschluss (zuvor festgelegter Zeitpunkt für den Nachtlauf) alle noch nicht eingecheckten Gäste automatisch auf "NoShow" gesetzt und erhalten so keinen Zugang zum reservierten Hotelzimmer. Überlege dir gut, ob diese Automatisierung Nutzen bringt oder potenziell mehr Aufwand und Konflikte mit deinen Gästen.

Die Automatisierungs-Einstellungen in Apaleo: Check In und Check-Out aus, Night-Audit an mit 04:00 als Zeitpunkt, und die No-Show-Option angehakt

Zahlungsverarbeitung​

  • Zwingend notwendig ist, dass die erste Einstellung auf Manuell steht.
  • Zwingend ist auch, das Einsammeln der Vorauszahlungen ausgeschaltet zu lassen, da dies sonst zu Doppelbuchungen von Services führt.
  • Aktiviere Zahlungen über Booking.com nur, wenn für Prepaid-Buchungen die Zahlart Banktransfer aktiv ist statt virtueller Kreditkarten (VCCs).
  • Das Einsammeln von Storno- und No-Show-Gebühren ist optional. Wir empfehlen die Aktivierung, damit Storno- und No-Show-Gebühren automatisch verbucht werden:

Die Zahlungsautomatisierung in Apaleo: Einsammeln auf Manuell, Vorauszahlungen aus, Storno- und No-Show-Gebühren an, Zahlungen über Booking.com aus

2. Extras/Services​

Inkludierte Zimmerreinigung​

Um die inkludierte Zimmerreinigung automatisch zu berechnen und auf der Operations Platform aus der Housekeeping Perspektive zu managen, benötigen wir einen Service aufgesetzt.

Wir empfehlen folgendes Wording für die Service-ID:

FREECLEAN

Bitte sonst keine besonderen Haken setzen und keine Basiseinstellungen verändern. Beim Channel bitte IBE anhaken.

Allgemeine Services​

Wenn Services den Gästen über LIKE MAGIC angeboten werden sollen, gelten folgende Regeln:

  • Verfügbarkeit: Auf Daily und Every Day setzen. Die Detaileinstellungen werden über LIKE MAGIC verwaltet. Widersprechen diese Einstellungen dem PMS, kann der Gast den Service nicht buchen.
  • Service-Limitierungen: Bitte nicht in Apaleo setzen. Das Inventar (Maximum) wird auf LIKE MAGIC Ebene verwaltet. Ist es zusätzlich in Apaleo aktiv, führt das zu Problemen.
  • Distribution: Bitte IBE anhaken, wenn der Service über LIKE MAGIC angeboten werden soll.
  • Posting Definition: Bitte nicht Accommodation (Lodging) wählen, da dies zu Konflikten in den Vorauszahlungs-Einstellungen führen kann, weil alle Lodging-Charges von LIKE MAGIC immer als prepaid behandelt werden. Wähle stattdessen Food & Beverage oder Other.

3. Ratenpläne​

Die Raten müssen, wenn sie über die IBE angeboten werden sollen, den Kanal IBE haben.

Die Ratenplan-Liste in Apaleo mit einem Plan, Deluxe, samt Kategorie, Minimum-Garantie und Storno-Richtlinie sowie Direkt und IBE als Kanäle

Beachte, dass auch Promo- und Firmenraten, die über die IBE buchbar sein sollen, mit IBE gekennzeichnet werden müssen. Wir unterstützen die Promo-Codes von Apaleo auf unserer IBE.

Zum Inhalt: Die Minimum-Garantie und die Storno-Richtlinien werden zusammen mit allen Preiseinstellungen und Restriktionen direkt für die LIKE MAGIC IBE übernommen. Ratentitel und die Texte der Stornierungsrichtlinien sowie die Zimmerkategorien werden in Prismic (Content Management) gepflegt.

4. Fazit​

Sind die oben beschriebenen Einstellungen gesetzt, verhalten sich Automatisierung, Services und Ratenpläne in Apaleo und in LIKE MAGIC gleich, von der Buchung bis zum Check-out.

Das verhindert Doppelbuchungen, Zahlungsfehler und Zugriffsprobleme und erspart dem Gastgeberteam manuelle Korrekturen.

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